Sådan Lær Alfabetisk & Decimal Antal Filing Systems

At have et effektivt arkiveringssystem kan spare tid og energi, når du har vigtige oplysninger, der skal hentes hurtigt fra et stort antal filer. Der er to slags arkiveringssystemer, dem, der bruger tal eller numeriske systemer, og dem, der bruger bogstaver eller alfabetiske systemer. At lære at bruge disse systemer er afgørende for at kunne afgøre, hvad der passer bedst til dig. Mens der er flere kategorier, er det nemt at forstå de grundlæggende elementer i disse arkiveringssystemer.

Bestem om typen af ​​alfabetisk og numerisk system, der ville fungere bedst for de typer dokumenter, du ønsker at arkivere. Der er tre grundlæggende alfabetiske systemer til at overveje og fire numeriske systemer, hvoraf de mest almindelige er decimalsystemet. De tre alfabetiske systemer er aktuelt, encyklopædi og geografisk.

Begynd med at definere "topisk alfabetisk" system. Dette er også kendt som "ordbog" -systemet og er det nemmeste at forstå. I dette tilfælde giver hver fil en titel, og disse titler er arrangeret i alfabetisk rækkefølge fra A til Z. De er ikke grupperet i fag og har ikke kategorier, så dette system er normalt bedst for mindre mængder af filer.

Forstå "encyklopædi" eller "klassificeret" system. I dette system er der store overordnede overskrifter eller emner, såsom historie eller filosofi, der har mindre emner grupperet alfabetisk inde i dem. Hvis det kræves, kan der være yderligere filer indrettet alfabetisk inde i disse underpositioner. For eksempel kan du i historien have underpositioner titlen med årtier og inde i disse filer, filer der angiver visse aspekter af historie som teknologi eller krig. Disse underkategorier kan fortsætte, indtil du føler, at arkiveringssystemet er effektivt for dig.

Overvej at lære det "geografiske" system for dokumenter, der indeholder oplysninger om steder. Meget som etcyklopædi-systemet har dette system store kategorier som lande eller stater med underkategorier som byer eller byer, der er arkiveret i dem i alfabetisk rækkefølge.

Forstå i det mindste det grundlæggende i decimalsystemer. Dette er Dewey Decimal System, som oftest bruges af biblioteker til at kategorisere bøger og referencematerialer ved opkaldsnumre. I dette tilfælde kan du ikke have mere end 10 kategorier på grund af decimaltilstanden for kun at bruge tal nul til ni. Disse ti kategorier kan så opdeles i 10 yderligere kategorier så ofte som nødvendigt på samme måde som alfabetiske ordbog i alcyklopædi.

Bryd decimalsystemet i let at lære brikker. For eksempel kræver dit nuværende bibliotek måske, at du har tre decimaler, så dine ti kategorier vil blive opført som 000, 100, 200 og så videre, hver med en titel. Inde i hver af disse ville være underkategorier såsom 002 eller 103, indtil alle decimalerne er blevet fyldt. I dette tilfælde står 002 for en kategori i 000'erne og 103 står for en kategori i 100'erne. Dette system er godt for ekstremt store mængder information, da decimalerne kan udvides og tilføjes efter behov.

Tip

Hvis formel uddannelse gør det lettere at lære, kan du overveje at tage en arkiveringsklasse i dit lokale samfundskollegiums forretningsafdeling eller du kan tage en biblioteksklasse for det mere komplicerede decimalsystem.