Sådan hacker du din deadline:Indrøm, at den er usikker

Deadlines har en tendens til at udstråle en følelse af eksistentiel endelighed, men projektledere ved, at de sjældent er hugget i sten.

Selvom det måske lyder kontraintuitivt, at omfavne, at usikkerhed kan være nøglen til mere succesfulde projekter, Det har forskere fra University of Michigan fundet.

Holdet udtænkte en måde at kigge ind under deadlines, kortlægge deres usikkerhed og folde den ind i et projektledelsessystem.

"Vores samfund har en tendens til at tænke på deadlines som mindre fleksible end andre aspekter af et projekt, men i virkeligheden, det er ofte ikke tilfældet " sagde Tom Logan, en U-M ph.d.-studerende i industri- og driftsteknik. "Når vi erkender det, det sætter os i stand til at gøre nogle virkelig nye ting."

Logan arbejdede på projektet med Robert Bordley, professor i praksis og programdirektør i Integrative Systems + Design på U-M College of Engineering.

I en række eksperimenter, der tester holdets teknik, det forbedrede succesraten for projekter med op til 40 procent. Den forbedrede succesrate kan vise sig på en række forskellige måder, herunder mere rettidig færdiggørelse, projekter, der er bedre skræddersyet til deres oprindelige krav og forbedret rentabilitet.

"En deadline er blot endnu et interessentkrav, og vi ved alle, at interessentkrav rummer en vis grad af usikkerhed, " sagde Bordley. "Vi kan ikke fjerne den usikkerhed, men vi kan ofte kvantificere det. Og jeg har fundet ud af, at værdien af ​​at gøre det er meget stor."

Løsningen, detaljeret i en undersøgelse offentliggjort i European Journal of Operational Research , er at arbejde med interessenter for at forstå usikkerheden og arbejde den ind i projektet som en aktiv, håndterbar variabel.

Den svære del kommer først - ledere bør bede om mere end blot de optimistiske og pessimistiske færdiggørelsesdatoer, der er en del af projektevaluerings- og revisionsteknik, det statistiske værktøj, der understøtter moderne projektledelse. Dette kræver et ærligt møde med interessenter og noget gravearbejde for at lære ræsonnementet bag disse datoer.

"Interessenterne har altid at gøre med et komplekst sæt af usikkerheder, men de deles sjældent med projektledere. Målet er at bringe de to verdener tættere sammen og inkorporere den viden, der er afdækket i ledelsesprocessen, " sagde Bordley.

"Jeg vil gerne bede interessenter om at tænke på en situation, der ville få en deadline til at blive skubbet frem med en måned, for eksempel. Fortæl mig om den situation, vurdere, hvor sandsynligt det er, at det sker. Fokuser på ekstremerne. Den vej, du ender med optimistiske og pessimistiske deadlines, der er mere end blot tal."

Med optimistiske og pessimistiske deadlines i hånden, næste skridt er at angive usikkerheden på deadline inden for projektstyringssystemet.

At gøre dette, Bordley siger, tilføje en ekstra, virtuel aktivitet til et projekt. Aktiviteten begynder på den optimistiske afslutningsdato og slutter på den pessimistiske afslutningsdato, skabe en virtuel bullseye til rettidig færdiggørelse. Så længe projektet afsluttes mellem de optimistiske og pessimistiske datoer, det vurderes til tiden. Jo mere usikkerhed i deadline, jo større bullseye.

Lederen kan derefter træffe beslutninger på baggrund af usikkerhed om tidsfristen. En mindre sikker deadline betyder et større mål og mere fleksibilitet til at fokusere ressourcer på andre projektkrav, der er mere sikre.

Den virtuelle aktivitet kan også justeres, efterhånden som projektet skrider frem - krympende, efterhånden som deadline skrider frem eller vokser, efterhånden som usikkerheden stiger. På den ene eller anden måde, det giver lederen en løbende prognose for deadline-usikkerhed og evnen til at planlægge i overensstemmelse hermed.

"Denne teknik kan spare en leder fra at bruge en masse tid og ressourcer på en deadline, som måske ikke betyder meget i sidste ende, " sagde Bordley. "Hvis det er blødt, lederen kan hurtigt se, at det er blødt, og fokusere ressourcerne på andre krav, der er mindre tilbøjelige til at ændre sig."

For at teste effektiviteten af ​​ændringen, holdet byggede en computermodel, der cyklede gennem 1, 000 simulerede projekter. Først, de anvendte en traditionel PERT-projektledelsesmodel, der ignorerer deadline-usikkerhed, derefter anvendte de deres modificerede model, der genkender usikkerhed om deadline og justerer ressourcer efter behov.