Papir-tsunami:Hvordan overgangen til digitale sygejournaler efterlader os druknende i gamle papirfiler

Det nylige tilfælde af medicinske papirer fra et Brisbane-hospital fundet på en travl gade fremhæver behovet for sikker, kontrolleret bortskaffelse af journaler.

Filerne siges at være fra ambulatorier og indeholdt patientnavne og deres aftaler, men ikke medicinske detaljer. Nu undersøger Queensland Health omstændighederne for, hvordan filerne blev fundet offentligt, i stedet for at blive sikkert ødelagt af en entreprenør.

Så hvordan håndterer hospitaler og klinikker deres gamle papirjournaler, når de går over til elektroniske systemer? Hvordan håndterer de tsunamien af ​​filer, der skal bortskaffes sikkert?

Dine lægejournaler, enten papir eller elektronisk, skal opbevares, mens de er relevante for din pleje, med begrænset adgang for at beskytte dit privatliv. Men hvem bestemmer, hvornår lægejournaler ikke længere er nødvendige? Hvad sker der så?

Regeringer på alle niveauer har lovgivning for dette. For eksempel, Queensland Health Department specificerer, hvad der er ødelagt og hvornår, ifølge en tidsplan fra Queensland State Archives. Dette omfatter lægejournaler i det offentlige sundhedsvæsen i fysisk form (papir, fotografier, film), i elektronisk form eller en blanding af de to.

Det her, for eksempel, siger, at "registreringer, der viser bevis for klinisk pleje til en enkeltperson eller grupper af voksne patienter/klienter" bør opbevares "i ti år efter sidste patient-/klientserviceydelse eller medicinsk-juridiske handling." Der er en række undtagelser vedr. for eksempel, kliniske forsøg, mental sundhed og smitsomme sygdomme. For hver undtagelse, der er en bestemt tidsperiode for, hvor længe filen skal opbevares.

Queensland State Archives rådgiver også om, hvordan optegnelser skal destrueres sikkert, enten ved makulering, pulping eller brænding.

Hospitaler kan aftale kommercielle tjenester for at ødelægge papirfiler. Men dokumentejeren, i dette tilfælde hospitalet, er i sidste ende ansvarlig for at sikre, at dette udføres lovligt.

Royal Australian College of General Practitioners (RACGP) har etableret praksisstandarder for praktiserende lægeklinikker. Disse kræver sikker destruktion (f.eks. ved makulering) af papirjournaler før bortskaffelse.

Så, hospitaler og praktiserende klinikker skal udvikle og implementere politikker og procedurer, der udtrykkeligt angiver, hvornår og hvordan lægejournaler skal bortskaffes, og også holde et register over, hvornår det sker.

Imidlertid, at afgøre, om en individuel journal blandt de store mængder, der opbevares, har passeret sin "sidste anvendelsesdato", kan være ekstremt ressourcekrævende for administrativt personale.

Dette betyder, at den ultimative årsag til ødelæggelse af papirjournaler er mere tilbøjelige til at være behovet for at frigøre dyrt kontor- eller lagerplads. Det er denne slags scenarier, der i sidste ende kan udmønte sig i, at plader ved et uheld eller bevidst bliver dumpet overalt, hver gang.

Bevægelsen mod digitale optegnelser

Brisbane-situationen fremhæver begrænsningerne ved "business as usual" i forhold til lægejournaler, som omfatter papirjournaler, der opbevares flere steder, på hospitaler, i praktiserende klinikker og hos speciallæger.

Overvej din egen journal "papirspor, "som kan omfatte filer fra hospitalsindlæggelser, journaler hos din lokale læge eller anden specialist, og resultater af blodprøver og røntgenbilleder udført andre steder.

Både på det personlige plan og på hele befolkningens niveau, der er helt klart talrige muligheder for utilsigtet adgang til disse fysiske dokumenter. Centralt og sikkert opbevarede elektroniske optegnelser kan imødegå denne risiko, og har også en række andre fordele.

Krænkelser af privatlivets fred i forbindelse med papirjournaler er til dels en funktion af en verdensomspændende overgang fra et velkendt miljø med papirjournaler til elektroniske medicinske journaler.

Dette multiplicerer dramatisk mængden af ​​papirposter, der skal destrueres - fra kun dem, der er "forældede" til hver post, der scannes og overflødiggøres.

Brisbane-sagen fremhæver også følsomheden af ​​lægejournaler i alle deres former, en faktor, der også spiller ind i My Health Record-debatten.

Hvem stoler vi på til at holde vores følsomme lægejournaler sikre? Skal vi stole på de gamle papirjournaler (en del af status quo) eller en centraliseret elektronisk journal?

Brisbane situationen, ved at fremhæve begrænsningerne ved papirjournaler, udfordrer bestemt forestillinger om at stole på det velkendte og favorisere status quo.

Så, hvad kan vi forvente?

Som alle overgange på denne skala, der er en række omkostninger forbundet med at flytte fra papir til elektroniske journaler, en af ​​dem er udsigten til yderligere brud på papirjournaldata, efterhånden som bjerge af overflødige optegnelser ødelægges. Disse overgangsomkostninger skal dog balanceres i forhold til den ultimative fordel ved elektroniske optegnelser.

Selv at acceptere disse fordele betyder ikke nødvendigvis, at folk automatisk bliver mere fortrolige med elektroniske lægejournaler, ligesom My Health Record. For at det kan ske, folk skal også overvinde en generel mangel på tillid til regeringen.

Imidlertid, vores forskning viser, at det er muligt at opmuntre folk til at bruge online offentlige tjenester. Ved at udnytte adfærdsvidenskab, vi har vist, at det at yde kundesupport og fremme fordelene og letheden ved onlinetjenester hjælper med overgangen fra kø og papirformularer til brug af onlinetjenester.

Håb for fremtiden

I hastværket med at trække folk til skinnende nye online platforme, dette illustrerer den enkle handling at tale folk gennem fordelene og støtte deres overgang kan løse mange af de psykologiske barrierer for forandring.

Derefter, forhåbentlig, vi kan se enden på papirjournaler og tjenester, og færre papiroptegnelser, der bliver dumpet i siden af ​​vejen. Så længe der findes papirregistre, vil de være sårbare over for uautoriseret adgang - enten inden for et lager eller under transport til destruktion. Imidlertid, hvert tilfælde af uautoriseret adgang overskygges af antallet af papirregistre, der er blevet destrueret med succes og sikkert, aldrig være i stand til at få fysisk adgang igen.

Denne artikel er genudgivet fra The Conversation under en Creative Commons-licens. Læs den originale artikel.