Tre tips til at få bedre resultater, når du allokerer folk til flere projekter

Ny forskning af Torben Pedersen (Bocconi Institut for Ledelse og Teknologi) giver tre tips til, hvordan man kan forbedre udførelsen af ​​et meget brugt arbejdsarrangement:multi-projektarbejde (MPW). Artiklen er offentliggjort i Strategic Management Journal .

Kort sagt er MPW en arbejdsordning, hvor medarbejdere arbejder på flere projekter samtidigt. Dets popularitet er så stigende, at nyere rapporter viser, at 80 % af medarbejderne engagerer sig i MPW, og at 84 % af projektbaserede organisationer anvender MPW som deres standardarbejdsordning.

Alligevel kan MPW være et tveægget sværd, da det giver både fordele og omkostninger. I deres seneste artikel i Strategic Management Journal angav professor Pedersen og hans medforfattere Anatoli Colicev og Tuuli Hakkarainen (begge tidligere Bocconi-fakultet, nu ved University of Liverpool) følgende blandt fordelene:

• faldet i medarbejdernes ledige tid, da flere projekter giver dem mulighed for at udfylde hullerne i tidsplanen;
• muligheden for at udvikle mere effektive arbejdsmetoder, der skal bruges igen og igen.

Skifteomkostningerne omfatter den såkaldte opmærksomhedsrest (tanker om en tidligere opgave, der fortsætter og trænger sig på, mens man udfører en anden) og de kognitive etableringsomkostninger (dvs. den mentale og psykiske indsats, der skal til for at fordybe sig i opgaverne, mennesker , roller, problemstillinger og operationer i en anden projektkontekst).

Forfatterne brugte et datasæt om nye produktudviklingsprojekter i en multinational organisation, der indeholdt 9.649 projekt-måned-medarbejderobservationer (42 projekter og 580 ansatte) og konkluderede, at forholdet mellem antallet af projekter, folk er involveret i, og deres præstationer tager en omvendt U-form:Ydeevnen forbedres op til et punkt, når et plateau og begynder derefter at falde.

Ydelsen blev målt i forhold til aktualitet. Projekter kommer med en tidsplan og deadlines, og præstationen blev vurderet i forhold til, hvor tæt deadlines blev overholdt.

"Måske mere interessant," sagde professor Pedersen, "vi fandt også tre håndtag, som virksomheder kan betjene for at øge fordelene ved MPW eller reducere dets omkostninger."

Medarbejdernes specialiserede viden øger fordelene ved MPW. For eksempel kan en forretningsanalytiker med specialiseret erfaring i produktudvikling være i stand til effektivt at allokere arbejdstiden på tværs af projekter og udvikle banebrydende arbejdsmetoder. Specialiserede medarbejdere er i stand til at udføre et snævert job på en meget effektiv måde og gentage det i flere projekter.

Projektets lighed:MPW-medarbejdere kan have behov for at udøve mindre fysisk og mental indsats, når de skifter mellem lignende sammenhænge eller, nemlig, have lavere omkostninger til "kognitiv opsætning". For eksempel kan en softwareudvikler bruge den samme kode på tværs af lignende projekter, mens en kirurg kan bruge den samme procedure.

Medarbejdernes kendskab reducerer opmærksomhedsrester, fordi medarbejderne kan bruge tidligere etablerede strukturer, relationer og arbejdsordninger som ankre for det aktuelle projekt. Tænk på akademikere, der skriver artikler med velkendte medforfattere. De kan reducere omkostningerne til skift ved at stole på etablerede relationer og skriverutiner. + Udforsk yderligere

Bossløse virksomheder:Fordele og ulemper ved decentralisering