Team undersøger, hvad e-mail-brugere ønsker for bedre at automatisere e-mail, foreslår YouPS-filtreringsværktøj

"Indbakke nul" føles ofte som det ultimative uopnåelige mål. Du kan bruge timer på at organisere din e-mail, og på en eller anden måde vil en syndflod af nye beskeder altid dukke op.

Siden sin oprindelse i 1970'erne, der har længe været et ønske om at automatisere forskellige aspekter af e-mail. Nogle husker måske endda 90'ernes flirt med "procmail, ", som lader forfattere skrive regulære udtryksscripts for at sortere deres e-mail i valgte mapper.

Selvom der har været flere udviklinger siden da, den ensartede tilgang til apps som Gmail efterlader stadig mange brugere, klikke, og adskilles indtil det, der kan føles som tidens ende.

Forskere fra MIT's Computer Science and Artificial Intelligence Laboratory (CSAIL) besluttede at grave dybere ned i folks specifikke behov gennem en tredelt undersøgelse og nyt open source-værktøj, der lader brugere skrive, prøve, og finpuds simple Python-scripts til at kontrollere indgående e-mails.

Teamet ledede først en workshop for at identificere kategorier af e-mailbehov, efterfulgt af en større undersøgelse for at uddybe deres forståelse af de identificerede behov. De kiggede derefter på kildekoden på Github for at se typer af automatiseringsbehov, der var vigtige nok til, at e -mail -brugere kunne tage deres egne hænder til at løse. Endelig, holdet brugte disse resultater til at teste et nyt værktøj, de udviklede kaldet "YouPS" (Your Postal Service).

Holdet fandt ud af, at over 40 procent af e-mail-brugere følte, at deres ønskede regler ikke kunne udtrykkes ved hjælp af almindelige e-mail-klienter som Gmail eller Outlook.

Du PS, som stadig er i en testfase, lader brugere skrive mere specifikke filterregler for indgående e-mails. Brugere kan tilføje flere redigeringsfaner, hver relateret til en separat e-mail-tilstand, og de kan også skrive forskellige regler for hver tilstand, så deres indbakke opfører sig forskelligt afhængigt af den aktuelle.

Du vil måske ikke have e-mails fra en campus-mailingliste i en sommerferie, for eksempel, eller du vil måske have muligheden for at slå lyden fra for en irriterende e-mailer, der sendte for mange beskeder inden for en kort periode.

"At administrere vores indbakker på en sådan finmasket måde med noget som YouPS kunne i sidste ende hjælpe med at give ikke-programmører værktøjerne til at administrere deres e-mails, og hjælpe med at spare tid til mere intensive opgaver eller arbejde, " siger Soya Park, en ph.d. studerende på CSAIL og hovedforfatter på et nyt papir om systemet.

Bedre datamodeller ønskes

For mange af os, en byge af e-mails i løbet af en stram deadline afbryder arbejdsgangen og forstyrrer mentalt fokus.

Med det i tankerne, mange brugere ønskede filtre, der kunne fange "uset" information, der ikke var i e-mail-headere eller specifikt mærket (dvs. afsender eller dato). Dette inkluderede ting som fremskridt – afventende eller udført – deadline, emne, prioritet, og opgave.

Et potentielt filter kunne se, at en meddelelse ser ud til at kræve en handling, og mærke det som "afventer, " eller tag en deadline, hvis det er nødvendigt.

Filtre kan også være relateret til tidspunktet på dagen, egenskaber ved e-mail-tråden – såsom tidligere svar fra en modtager, eller antal eller frekvens af svar fra andre – og modtagerens tilstand (dvs. optaget, på kontoret, på ferie).

Håndtering af opmærksomhed:meddelelser, tilstande, og kontekst

MIT professor David Karger siger, at standard e-mail-filtre ikke giver meget i vejen for fleksibilitet. For eksempel, nogle brugere kunne ikke lide, at disse filtre ikke kan bruges i korte perioder eller tilpasses til dagens specifikke behov.

Automatiske filtre mangler også kontekst for finesser ud over det, de er blevet trænet i. Nuværende regler for e-mailfiltrering er kun baseret på metadata for indgående meddelelser, som hvis det er fra en bestemt afsender eller indeholder bestemte søgeord. Brugere ønskede at inkorporere mere kontekst uden for indholdet af en enkelt besked, ligesom tidligere svar fra en modtager, eller antal eller frekvens af svar fra andre.

Hvad mere er, med større adgang til bærbare computere, telefoner, og tablets, e-mail er blevet en mere og mere forventet "instant" måde at kommunikere på. For at løse dette, brugere kom med regler for mere skræddersyede meddelelsesfiltre og midlertidige tilstande.

Med YouPS, midlertidige tilstande, såsom "søvntilstande" om natten eller "arbejdstilstande i dagtimerne, " kunne være nyttigt for dem på specifikke tidsplaner. F.eks. alle "dvaletilstand"-e-mails kunne mærkes "Til i morgen, " mens "arbejdstilstand"-e-mails kunne mærkes "To Do".

Yderligere tilstande til ting som ferier, konferencer, eller endda aftener kunne have mere specifikke regler for bedre at passe til brugernes behov. En brugers konferencetilstand kunne have en regel, der kun fremhæver konferencerelaterede e-mails (dvs. møder, meddelelser), eller en "følelsestilstand" kan komme i gang afhængigt af et træt eller ængsteligt humør.

Disse mere detaljerede filtre kredser alle om et bredere mål om at bruge et værktøj til bedre at styre opmærksomheden i en hyperforbundet verden.

Test af værktøjet

For at få en fornemmelse af, hvad programmører allerede gjorde for at gøre e-mail mere organiseret, teamet gik gennem GitHub for at søge efter skrevne scripts relateret til e-mail og filtre, og fandt ud af, at denne komplekse behandling udgjorde mindst 40 procent af e-mail-scripts.

Når du endelig bruger YouPS, brugere fandt ud af, at det udvidede e-mail-ordforråd var nyttigt til at skrive de regler, brugerne ønskede, såsom en måde at skrive autosvar på ferie, der kunne sendes til kolleger, men ikke familiemedlemmer.

I fremtiden håber holdet at udføre en udrulning i større skala. De planlægger også at udvide YouPS' e-mail-automatiseringsfunktioner til ikke-programmører ved at skabe grafiske brugergrænseflader til at udtrykke regler, der bruger et meget bredere ikke-teknisk ordforråd.

"E-mail har et bredt spektrum af brugere, " siger Park. "En fast grænseflade til en e-mail-klient kan simpelthen ikke opfylde de forskellige behov hos mange e-mail-brugere. De behov, vi fandt i disse undersøgelser, vil guide fremtidige designere og udviklere af e-mail-klienter og indbakkestyringssystemer."

"Mange scripts til automatisering af e-mail blev fundet på Github-softwarearkiver, alligevel er disse automatiseringsteknikker ikke indarbejdet i almindelige e-mail-klienter, " siger Susan Fussell, en professor i informationsvidenskab og kommunikation ved Cornell University, som ikke var involveret i papiret. "Dette tyder på et behov for en pipeline mellem Github-lageret og almindelige e-mail-brugere, så brugerne ved, hvilke scripts der findes, og hvordan de bruger dem – og en dag bliver integreret i populære e-mail-klienter."

Denne historie er genudgivet med tilladelse fra MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), et populært websted, der dækker nyheder om MIT-forskning, innovation og undervisning.