Sprængfyldt e-mail-kommunikation hjælper grupper med at konvertere ressourcer til resultater

Mange organisationer indretter medarbejdere i grupper, og forskning har anerkendt vigtigheden af, at grupper har adgang til ressourcer (f.eks. arbejdskraft, viden, råmateriale, teknologi, finansiel kapital), samt hvordan de bruger disse ressourcer til at sikre optimal ydeevne. Disse undersøgelser har vist, at grupper med de samme ressourcer varierer i, hvordan de bruger det tilgængelige, tyder på, at de samme ressourcer kan have forskellige effekter på tværs af grupper.

En ny undersøgelse kiggede på mere end 1, 300 detailbanksalgsteams i en stor regional bank for at undersøge, om grupper varierer i, hvordan de omsætter ressourcer til præstationer. Undersøgelsen viste, at ressourcer generelt er nyttige, men grupper er forskellige i de resultater, de opnår. Variationen er også i høj grad forbundet med gruppens koordinerede opmærksomhed – specifikt, deres mønstre for e-mail-kommunikation. Resultaterne har betydning for, hvordan virksomheder kan operere mere effektivt.

Studiet, af forskere ved Carnegie Mellon University og Johns Hopkins University, er udgivet i Academy of Management Discoveries .

"Vi så på, hvordan virkningerne af vidensrelaterede ressourcer varierer fra hold til hold for at bestemme, hvordan visse grupper gavner mere end andre, " forklarer Anna Mayo, Postdoktor ved Carey Business School ved Johns Hopkins University, der var medforfatter til undersøgelsen.

Forskerne brugte et datasæt fra en amerikansk detailbanksalgsgruppe til at undersøge, om teams varierede i, hvordan de konverterede ressourcer til præstationer (dvs. månedlige salg). Salgsgrupper bestod af to til 17 detailsalgsmedarbejdere, der var samlokaliseret. Det primære mål for præstation var genereret salgsindtægt, herunder de tjenester, som medarbejderne leverede (f.eks. check- og opsparingskonti, kreditkort, realkreditlån) til både nye og nuværende kunder. Forskere interviewede også nøglesælgere.

Undersøgelsen kontrollerede for en række faktorer relateret til hver gruppes sammensætning, herunder medlemmers alder og køn, det gennemsnitlige antal måneder, medlemmer havde arbejdet i banken, medlemmers erfaringer med at arbejde sammen, og deres løn. Det kontrollerede også for tidligere præstationer (det gennemsnitlige individuelle salg fra måneden forud for undersøgelsen), omsætning, vurderet evne, og markedsfaktorer.

I alle grupper, funktionel mangfoldighed, eller have medlemmer med forskellige typer roller og organisatoriske funktioner, samt antallet af teammedlemmer, der arbejder sammen, var forbundet med bedre præstationer. Imidlertid, undersøgelsen viste, at nogle brancher genererede endnu større afkast på disse ressourcer end andre. Den fandt også en sammenhæng mellem filialer, der havde større succes med at omsætte ressourcer til resultater, og hvor godt medarbejdere i disse filialer koordinerede deres ressourcer på tværs af opgaver for at undgå forsinkelser og forpassede muligheder.

Koordineret opmærksomhed gjorde det muligt at dele relevant information hurtigt, så medlemmerne kunne handle på det og udføre arbejdet effektivt.

Specifikt, forskere identificerede e-mail-aktivitet som en indikator for koordinering mellem grupper, fordi medarbejdere brugte e-mail til at dele henvisninger, forespørge eller dele oplysninger om bankens produkter og tjenester, og overføre oplysninger. Brug af arkivdata om e-mail-aktivitet blandt salgsgruppemedlemmer, forskerne målte omfanget af e-mails - dvs. hvordan e-mails blev grupperet i tid i modsætning til at blive distribueret ensartet over tid. De fandt ud af, at grupper, der sendte e-mails i serier, havde større succes med at udnytte de tilgængelige ressourcer.

"Evnen til at bestemme variationer i, hvordan grupper bruger ressourcer, har praktiske konsekvenser, " foreslår Anita Williams Woolley, Lektor i organisationsadfærd og teori ved Carnegie Mellon University's Tepper School of Business, der var medforfatter til undersøgelsen. "I organisationer med mange teams, der arbejder med de samme eller lignende opgaver, det kan være klogt at identificere, hvilke grupper der er mest tilbøjelige til at kommunikere på måder, der udnytter virksomhedernes ressourcer.

At forstå, hvad der gør det muligt for nogle teams at høste større afkast, kan kaste lys over, hvordan man allokerer ressourcer og faciliterer mere effektivt arbejde på tværs af alle grupper."