Hvorfor bruger folk stadig faxmaskiner?

Faxmaskinen er et symbol på forældet teknologi, der længe er afløst af computernetværk - men fax er faktisk stigende i popularitet.

Fire år siden, Jeg skrev en historie med 160 års fax, sagde, at min bog dækkede "faxmaskinens stigning og fald." Den ende, jeg forudsagde, er endnu ikke kommet:Millioner af mennesker, virksomheder og samfundsgrupper sender millioner af faxede sider hver dag, fra selvstændige faxmaskiner, multifunktionsprintere og computerbaserede faxtjenester. Det viser sig, at i mange tilfælde, fax er mere sikkert, nemmere at bruge og bedre egnet til eksisterende arbejdsvaner end computerbaserede beskeder.

Virksomheder bruger ofte faxer

Faxning lever i bedste velgående, især i Japan og Tyskland – og i store dele af den amerikanske økonomi, såsom sundhedspleje og finansielle tjenesteydelser. Utallige e-mails blinker frem og tilbage, men millioner af faxer rejser også verden rundt dagligt.

En verdensomspændende undersøgelse i 2017 viste, at af 200 store virksomheder, defineret som virksomheder med mere end 500 ansatte, 82 procent havde set arbejdere sende det samme antal, eller endnu mere, faxer det år end i 2016. En uvidenskabelig undersøgelse fra marts 2017 af 1, 513 medlemmer af et onlineforum for IT-professionelle fandt ud af, at 89 procent af dem stadig sendte faxer.

Vedholdenheden af ​​at faxe – og de mennesker, der sender faxer – skyldes til dels, at faxindustrien har tilpasset sig for at imødekomme nye teknologier. Faxmaskiner dominerer stadig, men begge undersøgelser tydede på, at brugere skiftede til computerbaserede tjenester, såsom faxservere, der lader brugere sende og modtage faxer som elektroniske dokumenter. Cloud-baserede faxtjenester, som behandler faxer som billeder eller PDF-filer vedhæftet e-mails, bliver også mere populære. Disse nye systemer kan sende faxer over telefonlinjer eller internettet, afhængig af modtageren, håndtering af papir og elektroniske dokumenter lige så let.

Lovlig accept

Faxs levetid har også stor gavn af modvilje – både juridisk og social – mod at acceptere e-mail som sikker og en elektronisk signatur tilsendt via e-mail som gyldig. Faxede signaturer blev lovligt accepteret i slutningen af ​​1980'erne og begyndelsen af ​​1990'erne i en række juridiske og administrative beslutninger fra statslige og føderale agenturer. Loven om elektroniske signaturer i 2000 gav også digitale signaturer juridisk magt, men institutionel og individuel accept fulgte kun langsomt - hvis overhovedet.

Selv dele af den føderale regering foretrak fax frem for e-mail i mange år derefter. Først i 2010 tillod Drug Enforcement Agency elektroniske signaturer for Schedule II-lægemidler som Ritalin og opiater, som udgjorde omkring 10 procent af alle recepter. Det betød, at en farmaceut kunne acceptere en faxet recept, men ikke en, der blev scannet og sendt via e-mail.

Den seneste FBI Criminal Justice Information Services-politik tillader faxning fra fysiske faxmaskiner uden at kryptere beskeden, men kræver kryptering af al e-mail og internetkommunikation, herunder skybaseret fax. Det er meget sværere at opsnappe faxer end ukrypterede e-mails.

Fax og medicin

En anden grund til, at faxen hænger ved, er, at konkurrerende teknologier er svage. Sundhedsindustrien genererer enorme mængder data for hver patient. Det burde gøre det grobund for et fuldt digitalt registreringssystem, "hvor data nemt kan flyde mellem patienter, udbyder, omsorgspersoner, forskere, innovatører og betalere, "som Seema Verna, lederen af ​​Centers for Medicare og Medicaid Services, sagde det i en tale tidligere i år.

Føderale privatlivslove og bevidst uforenelige standarder, imidlertid, stå i vejen. Umiddelbart efter vedtagelsen af ​​1996 Health Insurance Portability and Accountability Act, faxleverandører ombyggede deres transmission, modtagelses- og opbevaringssystemer og procedurer til beskyttelse af patienters personlige journaler. Specifikt, HIPAA-kompatible faxsystemer sikrer, at det korrekte nummer ringes op og begrænser, hvem der kan se modtagne faxer. Digitale patientinformationssystemer har kæmpet for at opfylde de samme standarder for administrative, teknisk og fysisk sikkerhed.

Obama-administrationen brugte mere end 25 milliarder USD på at opmuntre læger og hospitaler til at indføre elektroniske journalsystemer. Afgørende, snarere end at tvinge konkurrerende systemer til at være kompatible for at modtage føderal støtte, administrationen mente, at markedet ville beslutte sig for en standard for at kommunikere.

Det, der faktisk skete, var, at konkurrerende virksomheder bevidst skabte inkompatible systemer. Lægekontorer og hospitaler, der bruger forskellige journaldatabaser, kan ikke kommunikere med hinanden digitalt – men det kan de via fax. For mange læger, især uafhængige læger, fax er langt nemmere end at håndtere dyre, svært at bruge software, der faktisk ikke gør, hvad den skulle:dele patientoplysninger sikkert.

Komfortabel inerti

En mere personlig faktor, der bevarer faxning, er brugernes modvilje mod at ændre sig. Små virksomheder, der oplever, at faxning opfylder alle deres behov, har ringe grund til at bruge penge og kræfter på at prøve en ny teknologi til dokumentudveksling. Enhver virksomhed, der foretrækker faxer, opfordrer i sagens natur alle sine kunder og leverandører til også at blive ved med at faxe, for at undgå at ødelægge eksisterende bestillingsprocesser.

Det er vigtigt at huske, også, at faxmaskiner og multifunktionelle printere med faxfunktion giver en billig backup-funktion i tilfælde af tekniske problemer med en internetforbindelse, eller endda et cyberangreb, som det russiske angreb på Estland i 2007.

Uden en tvingende grund eller et ledelses- eller regeringsmandat, folk skifter ofte ikke teknologi. Dette er sandt ud over fax:Jeg kører en 2005 Camry. Der er masser af biler, der er bedre på en eller anden måde – sikrere, mere brændstoføkonomisk, mere behageligt – men så længe Camry'en består statsinspektioner og yder tilstrækkeligt, Jeg kan undgå udfordringerne og omkostningerne ved at købe en ny bil og lære at bruge dens nye funktioner.

International popularitet

Fax er stadig populært i udlandet, også. I Storbritannien, 2000-loven om elektronisk kommunikation tilskyndede til, men tillod ikke eksplicit elektroniske signaturer. I 2018, opfordret til dels af Den Europæiske Unions fremme af elektronisk identifikation, den britiske lovkommission konkluderede, at elektroniske signaturer faktisk var lovlige, men at de havde brug for betydelig promovering for at øge deres accept og brug.

Ikke overraskende, en nylig undersøgelse viste, at Storbritanniens National Health Service opererede mere end 8, 000 faxmaskiner. Som svar, Storbritanniens udenrigsminister for sundhed og socialpleje, Matt Hancock, betegnede fax som et symbol på National Health Services teknologiske tilbageståenhed og lovede at introducere nye teknologier hurtigere. I december, the National Health Service decided to stop buying fax machines in 2019 and end their use by the end of 2020. That's the same goal the Centers for Medicare and Medicaid Services' Verna has for American doctors to stop faxing.

Alligevel, faxing continues because it remains better – cheaper, more convenient, more secure, more comfortable – than the alternatives for many people, businesses and organizations. Faxing will remain important until transmitting digital data becomes easier and more accepted. That could be a long way off, though. U.S. federal initiatives are trying to make medical records systems more compatible, but no one has yet been hired to take a key leadership position at CMS.

Eventually the older generation of people more comfortable with faxing than emailing will fade away. Indtil da, imidlertid, fax machines will whirl away.

Denne artikel er genudgivet fra The Conversation under en Creative Commons-licens. Læs den originale artikel.