Forskning afkræfter overbevisninger omkring den bedste måde at administrere e-mails på på arbejdspladsen

Tror du, at e-mail kommer i vejen for vigtigere opgaver på arbejdet – eller at det kun er den mest effektive tilgang at tjekke din indbakke et par gange om dagen?

Ny forskning foretaget af en e-mail-ekspert fra Kingston University fra London udfordrer nogle af de almindeligt anerkendte overbevisninger om den bedste måde at håndtere – og bruge – e-mails på arbejdspladsen.

Dr Emma Russell, Leder af Well-being at Work Research Group ved Kingston Business School i London, gennemført en omfattende gennemgang af litteraturen vedrørende strategier folk bruger til at administrere deres arbejdsmail. Nye temaer blev derefter sansetjekket i interviews med en gruppe arbejdende voksne for at finde ud af, hvordan disse tilgange fungerer i praksis.

Bestilt af de britiske arbejdspladseksperter Acas, resultaterne af undersøgelsen bliver nu brugt til at give upartisk information og vejledning til arbejdsgivere og medarbejdere. Ud over at føre til udviklingen af ​​en række bedste tips til medarbejderne, forskningen satte også spørgsmålstegn ved effektiviteten af ​​populære opfattelser omkring brug af e-mail.

Et sådant eksempel var troen på, at e-mail var en tidsspildende distraktion fra virkelige, vigtigt arbejde – når det faktisk er, kun en meget lille del af e-mails, der sendes og modtages på arbejdet, er ikke-arbejdekritiske, sagde Dr. Russell.

"Folk bruger e-mail til at hjælpe dem med at få deres job gjort, ", forklarede den erhvervspsykologiske ekspert. "De fleste siger, at de ikke kunne forestille sig at kunne udføre deres arbejde effektivt uden det, og meget få sender ikke-arbejdekritiske e-mails i løbet af deres arbejdsdag."

En anden myte, der blev udfordret af forskningen, var, at e-mailing er i vejen for at udvikle stærke arbejdsrelationer mellem kolleger – mens det faktisk er, det afspejler kun den eksisterende kultur på arbejdspladsen, Dr. Russell tilføjede.

"Måden e-mails bruges på har en tendens til at afspejle en organisations kultur – f.eks. e-mail-brugere vil vise dårlig e-mail-etikette, og kopiere folk ind i beskeder for at holde andre ansvarlige, hvis der eksisterer en skyldkultur. Når tillidskulturen er god, e-mail bruges til at skabe nye og givende forhold."

I mellemtiden ideen om, at folk kun skulle tjekke deres e-mail et par gange om dagen, var en anden almindelig praksis, der viste sig at være kontraproduktiv. I stedet, kontrol og behandling af e-mails regelmæssigt i løbet af dagen giver medarbejdere mulighed for at prioritere og kontrollere deres arbejdsbyrde effektivt – og undgår de negative konsekvenser af en opbygning af opgaver i indbakken, sagde Dr. Russell. "Nøglen her er ikke at tillade e-mail at afbryde dit arbejde, men for at vælge, hvornår disse kontroller skal foretages, " tilføjede hun.

Forskningen førte til, at hun identificerede tre nøgletemaer, som strategier relaterer til – e-mailkulturen, som en bruger opererer i, udformningen af ​​adfærd, som teknologien har udviklet sig over tid, og individuelle forskelle i forhold til personkarakteristika og opfattelser.

Forskningsresultaterne har nu gjort det muligt for Dr. Russell at kompilere en række bedste tips til effektiv håndtering af e-mail på arbejdspladsen. "Det er klart, at der ikke er et sæt strategier, der passer til alle, som universelt vil forbedre vores produktivitet og trivsel på arbejdet, " sagde hun. "Men blot at bruge nogle af disse tips kan forbedre den måde, vi administrerer vores e-mail på, markant, og hjælpe os til at føle os mere i kontrol. Henvisningerne er tilstrækkeligt funderet i forskning til at give nogle nyttige råd."

Acas Senior Research Manager Rachel Pinto – som har bestilt forskningen – sagde, at e-mail var en integreret del af mange menneskers arbejdsliv, så det var afgørende at udvikle strategier til at håndtere det effektivt. "Undersøgelsen tyder på, at arbejdsgivere og ansatte kan drage fordel af at gennemgå deres e-mailadfærd og -praksis for at hjælpe med at administrere indbakker og for at sikre, at e-mails ikke bliver en kilde til stress, sagde hun. Fremad, Acas vil bruge denne forskning til at hjælpe med at informere og udvikle vores vejledning til at hjælpe arbejdspladser med at udvikle positive arbejdsmiljøer og relationer."

Dr. Russells bedste tips til håndtering af e-mail på arbejdet:

• Håndter og ryd e-mail, når du tjekker den. Læs det ikke bare, men handle på det – arkiver det, flag det, slet det. Ved at reducere rod i indbakken, folk rapporterer at føle sig mindre overbelastet.
• Slå e-mail-advarsler fra. Afbrydelser kan have en negativ indvirkning på vores effektivitet, men sørg for, at du stadig logger på regelmæssigt – en gang hvert 45. minut eller deromkring – for at holde styr på e-mail og nye arbejdsprioriteter.
• Brug funktionen 'udskudt afsendelse', når du sender e-mail uden for åbningstiden, således at modtagere kun modtager deres mail i normal arbejdstid. Dette betyder, at mens du drager fordel af fleksibiliteten ved e-mail, du pålægger ikke modtageren dette.
• Gennemgå dine personlige e-mail-strategier – er de målrettede og effektive, eller er de sædvanlige og reaktionære? Mange mennesker er engageret i automatisk, reaktiv brug af e-mail, der kan forhindre mere strategisk beslutningstagning og tankegang.

Dr. Russell har studeret e-mailadfærd på arbejdspladsen og dens indvirkning på offentligt velbefindende i mere end 12 år og har tidligere forsket i, hvordan flittige medarbejderes e-mail-praksis gør dem ulykkelige og mindre effektive.