Er e-mail ond? Chefer bliver pakket ind af deres indbakke

Vil du være en bedre chef? Tjek din e-mail sjældnere. Forskning fra Michigan State University viser, at det at følge med i e-mailtrafik stiller høje krav til ledere, som forhindrer dem i at nå deres mål og i at være gode ledere.

Forskningen, ledet af ledelsesprofessor Russell Johnson og udgivet i Journal of Applied Psychology , er en af ​​de første til at undersøge, hvordan distraktioner fra e-mail impact managers, deres produktivitet og deres rolle som ledere.

Ifølge undersøgelsen, medarbejdere bruger mere end 90 minutter hver dag – eller syv og en halv time hver uge – på at komme sig efter e-mail-afbrydelser. Ledere, Johnson sagde, er ikke anderledes, og deres distraktioner har videregående konsekvenser.

"Som de fleste værktøjer, e-mail er nyttig, men den kan blive forstyrrende og endda skadelig, hvis den bruges overdrevent eller uhensigtsmæssigt, " sagde Johnson. "Når ledere er dem, der forsøger at komme sig efter e-mail-afbrydelser, de ikke når deres mål, de forsømmer lederansvar, og deres underordnede har ikke den ledelsesadfærd, de behøver for at trives."

Hvad der yderligere gør ledere anderledes end andre medarbejdere er, at når de føler sig overvældet og uproduktive på grund af e-mail-krav, de kommer sig ved at begrænse lederadfærd og skifte til taktiske pligter. denne handling, Johnson sagde, er strategisk og bevidst, så de føler sig mere produktive.

"Interessant nok, vi fandt ud af, at ledere reducerede 'lederadfærd' mere end at igangsætte 'strukturadfærd, '," sagde Johnson. "Den tidligere adfærd relaterer sig til motiverende og inspirerende underordnede, at tale optimistisk om fremtiden eller forklare, hvorfor arbejdsopgaver er vigtige; sidstnævnte er mere konkrete og opgavefokuserede, som at sætte arbejdsmål, tildele opgaver eller give feedback."

Så, ikke alene er ledere ikke administrerende – men de fokuserer også på mindre opgaver for at føle sig produktive.

For at teste, hvordan e-mail-krav hindrer ledere, Johnson og kolleger indsamlede undersøgelser fra en gruppe to gange om dagen i to uger. Ledere rapporterede deres hyppighed og krav til e-mails, deres opfattede fremskridt med hensyn til kernejob, hvor ofte de engagerede sig i effektiv transformationel lederadfærd og initierede strukturlederadfærd.

"Vi fandt ud af, at på dage, hvor ledere rapporterede høje e-mail-krav, de rapporterer lavere oplevet arbejdsfremgang som et resultat, og til gengæld engagere sig i færre effektiv lederadfærd, " sagde Johnson.

Ud over at undlade at opfylde deres eget ansvar, e-mail-distraktioner får underordnede til at lide af mangel på lederadfærd, eller dem, der motiverer og inspirerer.

"Når ledere reducerer deres lederadfærd og strukturerer adfærd, det har vist sig, at medarbejdernes opgaveudførelse, arbejdsglæde, organisatorisk engagement, indre motivation og engagement falder alt sammen, og medarbejdernes stress og negative følelser øges, " sagde Johnson.

Vigtigere, Johnson sagde, lederadfærd har en stærk sammenhæng med medarbejdernes præstationer, hvilket, desværre, var den adfærd, der blev sat på bagen på grund af e-mail-distraktioner.

"Moralen i historien er, at ledere skal afsætte bestemte tidspunkter for at tjekke e-mail. Dette giver lederen kontrol – i stedet for at reagere, hver gang en ny besked dukker op i indbakken, som kæmper kontrollen væk fra manageren, " sagde Johnson. "Som vi citerer i avisen, resultater fra tidligere forskning tyder på, at det tager tid og kræfter for medarbejdere at skifte mellem e-mail og arbejdsopgaver, så det er til deres fordel at minimere antallet af gange, de skal foretage denne overgang."