Sådan planlægger du vellykkede e-konferencer under og efter COVID-19-pandemien

Mange fagfolk, herunder akademikere, er vant til at flyve meget. Eller de var før COVID-19 drastisk reducerede flyrejser og forstyrrede konferenceplaner globalt. For nu, sammenblandingen af ​​mange mennesker i hotellets konferencelokaler, fløjet ind fra mange steder, er ikke en mulighed.

Konferencer bliver i stigende grad organiseret online. Hvordan dette skal se ud, og hvilke ændringer det indebærer for karakteren af ​​professionelle netværk og vidensdeling, er endnu uvist.

Men smarte designvalg kan udmønte sig i betydelige gevinster i bæredygtighed, tilgængelighed og den indsigt, folk kan få fra konferencer i COVID-19-æraen og senere.

Online konferencer giver nye muligheder for at udvide samtaler og invitere til mere inkluderende feedback. Vores arbejde er interesseret i, hvordan forskningspraksis med lavt kulstofindhold kan være godt for planeten og godt for forskningsresultater.

Rejseomkostninger

At være og arbejde sammen, især i mindre værksteder, er en uvurderlig måde at skabe nye ideer og forbindelser inden for mange områder og professionelle miljøer. Men ældre modeller af indsamling, især i deres skala og kulstofintensitet, har ulemper, som vi ikke længere har råd til at ignorere.

At flyve var et fyldt forslag før pandemien. Flyrejser bidrager til miljømæssige uretfærdigheder i lokalsamfund i nærheden af ​​lufthavne og på frontlinjen af ​​klimaændringer.

Rejsekrav udelukker også mange fra deltagelse, om det skyldes høje omkostninger, grænserestriktioner, tilgængelighedsudfordringer eller pres på deltagere med omsorgsansvar. Ikke alle kan rejse. Sikkert, ikke alle burde. Mange af os, især i det globale nord, skal rejse meget mindre.

Fly til side, både på universiteter og udenfor, nogle mennesker spekulerer i stigende grad på, om konferencekongresser tjener dem godt.

Er en kort snak inden for et maraton af andre præsentationer virkelig det værd? Er der andre måder at samles på, som kan gøre mere for videndeling og planeten?

Nye modeller, nye muligheder

Den gode nyhed er, at der ikke er behov for at genopfinde hjulet. Forskere, der er indstillet på de miljømæssige og retfærdige udfordringer ved at flyve, har eksperimenteret med alternative formater i årevis.

Nearly Carbon Neutral Conference, ledet af professor i miljøhumaniora Ken Hiltner ved University of California Santa Barbara, er et eksempel. Konferencen er vært for videosamtaler på YouTube og WordPress – et format, der dramatisk sænker deltagelsesomkostningerne.

Society for Cultural Anthropology og Society for Visual Anthropology tilbyder en anden model:deres fælles toårige konference kører som en otte-timers loop af videoindhold, udsendes til internationale noder med understøttelse tilgængelig for deltagere i det globale syd. Begge formater kan prale af stærke registreringsnumre, betydelig rækkevidde og forbedrede tilgængelighedsstandarder.

Andre gevinster er mulige gennem mere eksperimentelle tilgange. En workshop vi arrangerede tidligere i år, Energi ind/ud af sted, lykkedes med at forbinde fem forskerhold og mere end 100 deltagere, alt uden registreringsgebyrer. Oplægsholdere delte multimedieprojekter og fremhævede opfindsomme måder at producere arbejde til digital distribution på.

Disse og andre eksempler tyder på, at vi har muligheder for at omdesigne og genbruge konferencer for at reducere CO2-emissioner og forbedre videndeling. Dette vil kræve en tilgang til begivenhedsplanlægning, der ikke blot søger at kopiere personlige konventioner, men for at udforske de unikke kapaciteter ved onlinebegivenheder.

Få mest muligt ud af at gå online

Her er tre måder at få fordelene ved at gå online på.

1. Planlæg skriftlig feedback til fyldigere sessioner.

Konventionelle akademiske konferencepaneler tilbyder begrænset tid til feedback:typisk mindre end fem minutter pr. papir. Denne tid kan nemt spises op af spørgsmål, som talere ofte bemærker, "er mere en kommentar, rent faktisk."

Onlinebegivenheder kan designes til at understrege skriftlig feedback - via synkron chat eller asynkrone kommentartråde - hvilket sikrer mere varierede og sammenhængende svar end verbale bemærkninger på stedet. Deltagere kommenterer rutinemæssigt, at dette er et stort salgsargument for e-konferencer.

2. Planlæg tilgængelighed fra start.

Handicappede designere og fortalere har længe brugt digitale værktøjer til at mødes og arbejde eksternt. Vi bør lære af handicapkulturens teknologier, protokoller og bedste praksis for at gøre onlinesamlinger mere tilgængelige end traditionelle konferencer nogensinde har været. Hvis din konference ikke indeholdt billedbeskrivelser, billedtekster og oversættelser før, det kan det bestemt nu.

Bedre adgang kan også øge mangfoldigheden. Lavere gebyrer betyder, at flere underrepræsenterede forskere eller deltagere kan komme ind i det virtuelle rum. E-konferencearrangører kan også bruge midler øremærket til rejseudgifter til at finansiere forskning og skabelsen af ​​nye medier til at dele forskning direkte, som vi gjorde med den konference, vi planlagde.

3. Gør kreativ brug af nye præsentationsformater.

E-konferencers stærkt medierede karakter har potentialet til at omskrive det konventionelle, og ofte monotont, Powerpoint præsentation. Lige fra små bevægelser (som at optage en tale fra et feltsted) til storslåede (som at komponere video-essays), e-konferencer kan bruge digitale mediers kapacitet til forespørgsel og udtryk. En sådan tilgang hænger sammen med forskningsskabelse, en ramme, der udfordrer forskere til at formulere deres argumenter på tilgængelige eller æstetisk engagerende måder.

Arbejdet forude

At forfølge disse fordele betyder ikke, at de er garanteret, og disse bestræbelser vil heller ikke komme uden farer.

Digitale distraktioner, energikrævende streaming, sikkerhedsrisici, sammenfiltring med overvågningskapitalisme og at fange den kreative energi fra personlige sammenkomster er alle vanskeligheder, som arrangører af e-konferencer står over for.

De er betydningsfulde, men ikke uoverkommelig. Vi har for nylig skrevet en kort, tilgængelig rapport, der fremhæver flere måder at imødegå disse udfordringer. Det er en vej, vi bygger ved at gå.

Alt i alt, forstyrrelserne af COVID-19 giver mulighed for at genoverveje, hvordan vi laver konferencer og workshops:at spørge, hvad de er til for, hvem de gavner, og hvordan vi kan forbedre dem, forhåbentlig på måder, der permanent reducerer mængden af ​​rejser, vi foretager i en post-pandemisk verden.

Denne artikel er genudgivet fra The Conversation under en Creative Commons-licens. Læs den originale artikel.