Sådan opnås ekstrem produktivitet

Robert Pozen er en meget produktiv person:En MIT Sloan -lektor, han fungerede som den tidligere præsident for Fidelity Investments, direktør for MFS Investment Management, og som associeret generaladvokat for U.S. Securities and Exchange Commission. Hans seneste bog er "Ekstrem produktivitet:Boost dine resultater, Reducer dine timer, "og han underviser i MIT Sloan -lederuddannelseskurset Maksimering af din personlige produktivitet:Sådan bliver du en effektiv og effektiv leder.

Pozen delte produktivitetstip i et webinar den 16. januar modereret af MIT Sloan associeret dekan for lederuddannelse Peter Hirst, del af serien Innovation@Work.

"Jeg ser så mange mennesker kæmpe med deres daglige rutine. Dette er anvendelsen af ​​systemiseret sund fornuft, "Sagde Pozen.

Her er hvad han havde at sige:

Mål produktivitet i resultater, ikke timer

Timer er en traditionel måde at spore medarbejdernes produktivitet, sagde Pozen, men dette er forældet. I stedet, tænk på præstationsbaseret produktivitet.

"Timer er ikke en god proxy for det, vi producerer, "sagde han." Jeg har spurgt journalister:'Har du nogensinde brugt tre uger på en artikel, der ikke var god? Og har du brugt tre dage på en, der var virkelig god? Hvad var den mere produktive brug af din tid? '"

Placer dine mål, og prioriter din tid

Placer dine nøglemål i den følgende uge og det følgende år. "Så få mennesker gør dette, og det er så vigtigt, " han sagde.

Opdel dem i udbud og efterspørgsel. På tilbudssiden:Gengiver dine mål, hvad du kan lide, og hvad du er bedst til? Hvad er formålet bag hver aktivitet og mål? På efterspørgselssiden:Hvor meget tager dine mål hensyn til din organisations behov?

Sved ikke de små ting

"Vi har så mange små ting, der overvælder os, og vi ender med at bruge vores tid på det, som e -mail. De fleste af os ser på e -mail hvert tredje til femte minut. I stedet, se hver time eller to, og når du ser, se kun på emne og afsender, " han sagde.

Pozen bruger "OHIO" teknikken. Metoden "Kun håndter det en gang" betyder, at når du læser en e -mail, afgøre, om det berettiger et svar. Hvis så, svar med det samme. Men 80 procent af e -mails kræver ikke et svar, han sagde.

Hvis du sidder fast med en vigtig, men menial opgave, du bare ikke kan udføre, ikke udsætte.

"Del det i et par lette stykker, "sagde han." Start med den letteste. Når du er kommet i gang og kan lave et stykke, du vil føle dig godt nok til at komme videre til den næste. "

For projekter med høj prioritet:Start for enden, ikke begyndelsen

Vent ikke til slutningen af ​​et projekt med at skrive konklusioner, Pozen advarede. I stedet, lave en til to dages research og formulere foreløbige konklusioner. Udfør en "mid-flight" check for at revidere, derefter drage de sidste konklusioner.

"De fleste mennesker bruger seks eller syv uger på at indsamle data, tale til mennesker, og så i den sidste uge eller to bruger de tid på at prøve at syntetisere og komme med de centrale svar. Det er en ineffektiv måde at håndtere forskningsprojekter på, sagde han. ”Hvis du venter, du vil indsamle masser af data, der viste sig at være irrelevante. "

Tag dig tid til at tænke

Indbyg tid til fordybelse i din daglige plan. Ikke hver time skal planlægges.

"Du har brug for nedetid for at tænke - det er en del af de fleste menneskers job, "sagde han. På denne måde sikrer du, at din dag er i overensstemmelse med dine mål i stedet for at blive brugt i møder.

Vær kedelig

Tidligere præsident Barack Obama ville rejse med et par blå dragter, Pozen sagde, så han ikke ville blive ved med at vælge mode. Tag variablerne ud af din rutine - hvad skal du have på, hvad man skal spise til morgenmad-og gøre det forudsigeligt at reducere beslutningstiden.

"Om morgenen, prøv at være et kedeligt menneske, " han sagde.

Gå hjem

"Hver dag kan ikke være en nødsituation, "sagde han. Der er sjældent en grund til at blive på arbejde udover aftensmaden. Kom hjem til en rimelig time og spis middag med din familie. Tag elektronik ud. Tag ikke telefonopkald eller e -mails, han sagde.

"Stop ved døren og gå gennem dine e -mails, så når du er til middag, du kan fokusere [på din familie] i to eller tre timer, " han sagde.

Tit, folk er bange for at gå tidligt, fordi andre medarbejdere kan dømme dem.

"Nogle gange er folk stolte over at have ansigtstid, og de tror, ​​at det gør dem produktive. Nogle gange er folk bange for at forlade klokken 5:30, selvom de er færdige, fordi der kigges underligt på dem, "sagde han." Men de mennesker kunne have spillet videospil eller i møder hele dagen. "