Onboarding af nye telearbejdsjob i coronatiden

Nu hvor "alle" arbejder hjemmefra, det kan være udfordrende for virksomheder at rekruttere og indsætte nye medarbejdere. Hvordan kan de nyansatte være produktive og føle, at de hører til på arbejdspladsen, når de arbejder hjemmefra? Ifølge videnskabsmænd, der er gode retningslinjer for at håndtere dette og derfor ingen grund til at udsætte handling.

Onboarding, eller organisatorisk socialisering, er en proces, der hjælper nytilkomne med at blive integrerede medlemmer af deres nye organisation. Dette kan være nye medarbejdere, der kommer ind i en virksomhed, en person, der skifter job internt i en organisation, eller en rådgiver, der går ind i et nyt projekt hos en bygherre. Alle vil blive integreret i en ny afdeling eller et nyt ekspertiseområde.

Coronavirus-udbruddet og efterfølgende infektionskontrolforanstaltninger har resulteret i, at medarbejdere arbejder på afstand, hvilket har skabt en udfordrende situation for traditionel onboarding af nye medarbejdere. Imidlertid, onboarding – modtagelse af nye medarbejdere – i et virtuelt teammiljø er ikke noget nyt.

"Mange virksomheder har stor erfaring med at gøre dette, for eksempel i it-projekter, der eksisterer virtuelt og på tværs af globale netværk, hvor alle arbejder fra forskellige steder. Der er også udviklet forskningsbaserede retningslinjer om emnet. Imidlertid, onboarding til virtuelle teams kræver ofte en mere struktureret tilgang end hvad der normalt er tilfældet for co-lokaliserede teams, " siger Nils Brede Moe hos SINTEF.

Og det gælder altså folk, der er nye i en organisation eller nogen, der er ved at tage del i et nyt projekt eller en ny del af en virksomhed. Gennem onboarding-processen, nye medlemmer vil lære færdighederne, viden og adfærd, der kræves for at få succes og være produktive i deres arbejde.

Jo hurtigere det lykkes dig at komme ombord på en ny medarbejder, jo hurtigere er personen i stand til at bidrage produktivt til den nye organisation eller rolle. Den nye medarbejder vil også hurtigere opleve mestringsfølelse, hvilket igen øger deres motivation og arbejdsglæde.

Tid er penge – forsinkelser kan være dyre

Moe har forsket betydeligt i, hvordan vi arbejder sammen i teknologivirksomheder ved hjælp af autonome teams, og ikke mindst hvordan vi arbejder med projekter, der ikke kræver, at vi sidder i tæt fysisk nærhed af hinanden.

Han siger, at der ikke er nogen grund til at forsinke onboarding-processen:

Mange projekter og virksomheder slæber fødderne, når det kommer til onboarding af nye medarbejdere, hvilket igen betyder, at nøgleinitiativer forsinkes, at folk ikke bliver opdraget, så de kan begynde at arbejde hurtigere, eller at virksomheder undlader at flytte ressourcer til nye nøgleområder effektivt. I stedet for at ansætte, virksomheder begynder at reducere, og den samlede værdiskabelse reduceres.

"Vi bliver ved med at høre om projekter, der er forsinket eller aflyst, projekter, der kan have en stor social eller forretningsmæssig indvirkning for de interessenter, vi arbejder med, siger Moe.

Hans råd til virksomheder er, at de skal 'bare gå i gang' og lede efter innovative måder at rekruttere nye medarbejdere og få projekter i gang.

"Hovedspørgsmålet er, hvordan virksomhederne bedst kan ombord og socialisere nye medarbejdere til virtuelle teams, der ikke sidder sammen fysisk, " han siger.

At gøre en ny normal

Et nyt teammedlem skal stiftes bekendt med teamets daglige rutiner og fælles praksis. Hun skal vises, hvor hun kan finde information, hvem hun kan bede om at få den information, og hvad det bedste middel ville være til at erhverve det. Det er også vigtigt at få en introduktion til organisationskulturen og normerne på arbejdspladsen:Hvordan hun skal arbejde og socialt interagere med teamet, og hvordan hun kan få succes med sin rolle og vokse i organisationen.

"Vi har studeret onboarding i virtuelle teams. Baseret på vores resultater, vi kan give nogle forslag til, hvordan onboarding kan udføres under de nuværende omstændigheder. Vi brugte en velkendt model fra Talya N. Bauer i vores forskning, siger Moe.

Her er seks anbefalinger fra forskerne til virksomheder, der ansætter nye medarbejdere i coronatiden:

Under rekruttering

"Rekruttering er mere end gennemgang af CV'er og samtaler for at vurdere kandidatens kompetence og egnethed. Lige så vigtigt er det at give god information om det aktuelle job, da målet er at etablere ordentlige forventninger til den nye medarbejder – og indfri dem.

Tip:Holdet, der skal ansætte nye medlemmer, skal aktivt deltage i onboarding-processerne – og det betyder også at være engageret i rekrutteringen. Teammedlemmer, der er engageret i rekruttering, har en meget mere positiv holdning til onboarding-processen. Når et team kan påvirke, hvem der bliver ansat, det vil yderligere styrke teamets autonomi. Teamlederen, teknisk leder og produktejer bør være en del af denne proces.

Lav et introduktionsprogram, der hjælper nye medarbejdere med at forstå de mest kritiske aspekter af deres nye job og virksomheden. Det bør også berøre virksomhedskulturen og virksomhedens værdier. For eksempel, banksektoren er en stærkt reguleret industri, hvilket gør det vigtigt at lære medarbejderne om lov- og myndighedskrav.

Tip:Giv en grundig introduktion til, hvad din virksomhed laver og dens tekniske løsninger. Kom i gang med at løse rigtige opgaver hurtigst muligt. Den nytilkomne må ikke bruge for meget tid på skolebænken. Det betyder, at de skal løse arbejdsopgaver sammen med andre på et tidligt tidspunkt.

Giv en grundig introduktion til nøglepersoner, og hvor forskellige ressourcer kan findes online.

Opret et supportværktøj

Supportværktøjet bør bestå af en skriftlig plan:Et formelt dokument med tidslinjer, mål, ansvar og understøttende ressourcer for alle nye medarbejdere. Denne plan spiller en vigtig rolle i at afklare forventninger og give adgang til nyttige ressourcer, ideelt ved hjælp af tjeklister af høj kvalitet.

Tip:Alle i det virtuelle team og nøglemedarbejdere skal være bekendt med planen. Du bør også give et overblik over praktiske spørgsmål såsom adgang, sikkerhed, hemmeligholdelse og hvordan man bruger forskellige værktøjer og udstyr – og hvordan udstyr som computer og telefon skal stilles til rådighed for medarbejderen i en virtuel organisation.

Tal med hinanden og giv feedback

Nye medarbejdere har brug for løbende feedback og vejledning for at forstå deres rolle. Under selve onboardingen, dette er et gensidigt ansvar – nytilkomne skal aktivt søge feedback, og lederen skal løbende give feedback.

Tip:Arranger en-til-en videoopkald – med mentoren, teamleder og helst flere andre fra teamet. Teamet skal ofte forbindes med hinanden, helst på daglig basis, og reflektere over de erfaringer, der er opnået i den tidlige fase – med det mål at finde ud af, hvad der virker, og hvad der ikke gør, og for at styrke holdet. Når den nye medarbejder føler sig mere selvsikker, hun vil føle sig mere tryg ved at stille spørgsmål, der er vigtige for hurtige afklaringer. Husk, at det er vigtigt at være udstyret med passende værktøjer til virtuelle møder.

Det ville også være klogt at have et system, der viser, hvad alle arbejder med til enhver tid, hvorfor gør de det, og når de har tid til at tale om det.

Øv sammen!

Etablere uddannelsesaktiviteter, der involverer professionelle arbejdsopgaver og opgaver knyttet til samarbejde og kommunikation, afstemt med medarbejderens evner og jobkrav. Det ville være en god idé at give en dedikeret virtuel træningsportal eller et overblik over nyttige værktøjer.

Tip:Træningsaktiviteter bør udføres regelmæssigt. Især for it-branchen, effektive træningsmetoder, der fungerer på fjernbasis, bør anvendes, såsom parprogrammering, mob programmering, Kodningsdojo og kodegennemgang. Efter hver træningssession bør du vurdere, hvilke ting der virkede og ikke virkede.

Coaching og støtte er vigtigt

At have et godt mentorprogram ser ud til at være en af ​​de vigtigste faktorer for virtuelle nyansættelser. I en undersøgelse, hvor forskerne så på effektiviteten af ​​at have en mentor i virtuelle teams over en 12-ugers periode, mentoren viste sig at have haft en betydelig indflydelse efter 5 uger. (Onboarding i Open Source-projekter, 2014, Fagerholm, Guinea, Borenstein, Munch)

Nyansatte med en udpeget mentor var fem gange mere aktive end dem uden mentor. For at drage fordel af ordningen, det bør ikke afsluttes før tid. Det betaler sig også økonomisk:Forskernes resultater tyder på, at en regulær træningskurve for en ny medarbejder kan tage op til to år. Brug af en mentor kan fremskynde den tid, det tager at blive fuldt produktiv.

Et andet centralt fund er, at nyansættelser kræver hyppig uformel kommunikation med de andre i projektet. Det øger selvtilliden og gør det lettere for nyansatte at nå direkte ud til senior teammedlemmer.

Tip:En mentor skal være en central figur i teamet og være meget fortrolig med de tekniske aspekter. Vælg ikke en mentor udelukkende baseret på, hvem der har mest tid til overs. Imidlertid, mentor skal kunne forpligte sig til at følge op med medarbejderen tæt via digitale midler, såsom hyppige en-til-en videomøder og beskeder via Slack, Yammer eller lignende uformelle kommunikationskanaler.

Under virtuel onboarding, den nye medarbejder skal også have mulighed for at tale med andre, der står i samme situation. For eksempel, hvis der er flere nye medarbejdere, der rekrutteres på samme tid (enten som nyansættelser eller gennem en konsulentvirksomhed), disse bør have deres eget netværk, hvor de kan diskutere og dele erfaringer.

Her er, hvordan norske virksomheder forbereder deres onboarding-processer lige nu:

Spare- og forsikringsselskabet Storebrands rekrutteringsprocesser er ikke sat i bero, selvom at arbejde på afstand er blevet den nye norm.

"Vi byder velkommen til 15 nye medarbejdere den 1. april. Det skal vi nu gøre på en lidt anden måde, end vi er vant til. På deres første dag de kommer personligt til vores Lysaker hovedkvarter for at hente en computer og deres adgangskort. Derfra, de vil arbejde virtuelt, " siger Live Leer, uddannelses- og ledelseschef i Storebrand.

Hun mener, at virtuel onboarding kræver mere struktur nu, end hvad der normalt er tilfældet.

"Nøgleformålet med onboarding-processen er hurtigt at få dig til at føle en følelse af ejerskab, stolthed og tilhørsforhold. Nye medarbejdere skal føle, at de har truffet et godt valg, og at der bliver passet godt på dem, selvom vi i øjeblikket ikke kan mødes fysisk, " hun siger.

Storebrand har løst denne udfordring ved at lave et digitalt program til nytilkomne:Smart Start april 2020. Det består af tre hovedpunkter:

• Lær virksomheden at kende; sin strategi, formål og hvorfor vi gør det, vi gør i Storebrand.
• At lære systemerne at kende, så de hurtigt kan arbejde selvstændigt. Det er vigtigt at blive fortrolig med de systemer, som de andre arbejder med, så hurtigt som muligt.
• Kom godt i gang med læring og udvikling. Lær vores læringsfilosofi at kende:du skal 'lære ved at gøre' gennem det job, du udfører.

"Det er vigtigt, at de mennesker, der er ombord, møder folk fra hele organisationen, ikke kun deres eget hold, men folk fra forskellige områder. Der bør også være systemer på plads, så de nye medarbejdere også kan danne netværk og dele erfaringer, " siger Live Leer.

Virksomheden har allerede oprettet nogle obligatoriske kurser tilgængelige online, dækker emner som hvidvaskning af penge, anti-korruptionsarbejde, og etik.

"Vi ved ikke rigtig, hvordan processen med at tage nye mennesker ind gennem et virtuelt miljø kommer til at forløbe endnu, da dette er en ny oplevelse for os. Så vi skal være ydmyge omkring det, prøve det, måle resultaterne og lære af dem for at foretage de nødvendige justeringer. Nye medarbejdere skal følges tæt op, og feedback er vigtig, " hun siger, og tilføjer:

"Personalafdelingen (Group HR) og den enkelte medarbejders ledere vil være i tæt kontakt med dem — digitalt. Storebrand samarbejder også med lederne om at inddrage dem i processen og sørge for, at alle følger op på vores nyansættelser og hjælper de kommer op i fart så hurtigt som muligt, " siger Leer.

Virksomheden holder også fingeren på pulsen ved hyppigt at måle medarbejdernes engagement. Hver medarbejder modtager et sæt spørgsmål, som de kan score eller kommentere anonymt, som giver lederne hyppig feedback på, hvordan deres teams klarer sig og mulighed for hurtigt at implementere nødvendige ændringer for at opretholde et højt niveau af engagement på tværs af virksomhedens arbejdsstyrke.

Virtuelle kaffepauser og frokostquizzer

Hos konsulentfirmaet Kantega, forberedelserne er også godt i gang. De er opsatte på hurtigt at få deres konsulenter i gang med deres forskellige opgaver.

"Dette er vigtigt for de kunder, der har opgaver, der skal løses, og for de konsulenter, der skal engageres i meningsfulde opgaver. Vi ønsker ikke, at de skal være ledige. Vi ønsker, at vores konsulenter nyder at være på arbejde og hurtigt bliver integreret i det nye team, at føle en følelse af mestring og blive produktiv så hurtigt som muligt. Derfor har vi lavet nogle retningslinjer baseret på forskning og vores egne erfaringer, " siger Siv Holen fra Kantega.

"Vores vægt er på at have en dialog med vores kunder om, hvordan onboardingen skal foregå. Det er en proces, som nu kræver en mere struktureret tilgang end tidligere, for slet ikke at tale om, hvor vigtigt det er at involvere alle parter.

"Derfor, det er vigtigt at blive enige om, hvem der gør hvad, så konsulenten bliver taget med på råd og hurtigt kan opbygge netværk hos kunden. Folk chatter ikke længere rundt om kaffemaskinen, og det har altid været et godt sted at stille spørgsmål og følge med. Der er meget tavs viden i teams; tips og tricks i branchen, der for det meste er udokumenterede, " hun siger.

Holen mener, at dette kan bidrage til positive forandringer på længere sigt:

"Det, vi gør nu, er, at vi bliver bedre til at have en god struktur på plads for onboarding-processen, som vi vil tage med os, når dette er overstået, " hun siger.

Imidlertid, Forholdene omkring coronavirus giver også en del udfordringer, for eksempel det faktum, at det indimellem har været svært at skaffe computere fra klienter, som kræver, at konsulenten arbejder med bygherrens udstyr. Mange steder skal man også være fysisk til stede på arbejdspladsen for at koble sig på bestemte systemer.

"I sådanne tilfælde, vi skal samarbejde og finde gode løsninger, der gør, at konsulenten hurtigt kan komme i gang."

Konsulentvirksomheden arbejder på at etablere en mentorordning. Den nuværende vægt er på at skabe nyttige og praktiske rum til netværk og jobtræning i den nye virtuelle hverdag. Konsulenterne er vant til at bruge parprogrammering som den bedste måde at komme ind i et nyt projekt og lære de andre i teamet at kende. Dette gælder især nu, hvor alle arbejder hjemmefra. Det sociale aspekt af arbejdspladsen er også vigtigt og prioriteres i den normale hverdag, og sådan er det stadig.

"Mit team holder virtuelle kaffepauser hver dag kl. 10. Dette er et vigtigt sted for de nye mennesker på holdet. Til frokost kl. vi kører videoquizzer på tværs af hele organisationen hos Kantega. Det er et sjovt projekt, som måske kan hjælpe med at afhjælpe noget af behovet for social kontakt, som vi alle går glip af i øjeblikket, " siger Siv Holen på Kantega.