Hvor mange arbejdsprojekter er for mange? Hvorfor du skal fortælle din chef om at stoppe klokken fem

At arbejde på tværs af flere projekter er normen for de fleste job i disse dage. Faktisk jonglerer mere end 80 % af medarbejderne med flere arbejdsprojekter på én gang, ifølge nyere forskning.

Sådanne ordninger er gennemgående, hvor 59 % af medarbejderne arbejder på mellem to og fem projekter, 11 % på seks til ti projekter og 15 % på mere end ti af gangen. Rationalet bag at allokere medarbejdere til flere projekter regnes ofte for at øge produktiviteten, men det er simpelthen en måde at spare tid, penge og ressourcer for virksomheder.

Så er disse arbejdsmetoder faktisk gavnlige for virksomhederne, for ikke at nævne medarbejderne og de projekter, de arbejder på? I kølvandet på COVID-19-pandemien, mens vi fortsætter med at diskutere overdrevne arbejdskrav, karrierepres og jobtilfredshed (du har næsten helt sikkert hørt om fænomenet "stille op", når medarbejderne gør det absolutte minimum for at blive på løn) dette er et vigtigt spørgsmål at diskutere.

Og faktisk viser vores nye forskning, at arbejde på for mange projekter faktisk skader ydeevnen og ikke er gavnligt for medarbejdere, projekter eller virksomheder. Vi kom til denne konklusion efter at have samarbejdet med en verdensledende hydraulikpumpeproducent, der har omkring 20.000 ansatte i mere end 50 lande.

Vi så på detaljerede registreringer af denne virksomheds projekter, herunder månedlige nøglepræstationsindikatorer (eller mål), medarbejderansvar og information om tidsfordeling. Dernæst undersøgte vi virksomhedens menneskelige ressourceregistre og andre arbejdsregistre for at indsamle yderligere oplysninger om dets ansatte. De mennesker, vi studerede, varierede i rang, erfaring, køn, rolle og placering. Med brugen af ​​statistisk modellering opdagede vi, hvorfor og hvordan du kan opnå den optimale arbejdsbyrde, når du tildeles flere projekter.

Grænse på fem projekter

Efter at have observeret hundredvis af medarbejdere hos dette store multinationale over flere år, fandt vi ud af, at jonglering med mere end fem samtidige projekter kan være skadeligt for at overholde projektdeadlines. Men at arbejde på mindre end fem projekter kan forhindre folk i at opnå maksimal produktivitet.

Når du arbejder på færre projekter, er der større chance for, at tiden går tabt ved at være ledig. For eksempel, hvis andre teammedlemmer ikke leverer deres input til tiden, kan du skifte til at arbejde på en opgave til et andet projekt, mens du venter.

At arbejde på flere projekter kan hjælpe alle slags arbejdere med at udvikle mere effektive arbejdsmetoder. For eksempel kan ingeniører implementere automatiserede køprocesser, og kirurger kan udvikle fleksible prioriteringsordninger, når de arbejder med flere patienter. Med andre ord drager medarbejderne fordel af kreative løsninger, når de arbejder på flere projekter, hvilket giver dem mulighed for at få mere fra hånden på kortere tid.

Så det er ikke godt at have for få projekter. Hvad med for mange? Vi fandt ud af, at medarbejdere med mere end fem projekter kunne opleve manglende fokus og strakt hjernekapacitet. For eksempel kan sådanne medarbejdere have svært ved at være til stede i øjeblikket. Dette kaldes "opmærksomhedsrester", og det har vist sig at være gennemgående i alt, hvad vi gør. Så næste gang din chef beder dig om at hoppe på endnu et Zoom-opkald for at diskutere et nyt projekt, viser vores forskning, at du bør tænke dig om to gange, før du accepterer.

Ideelle forhold

Selvom det kan være ideelt at have fem projekter, er det ikke alle medarbejdere og virksomheder, der har et valg. Den gode nyhed er, at vores forskning også peger på tre nøglebetingelser for bedre håndtering af flere arbejdsprojekter.

1. Hvem er du

Forskning viser, at dyb specialisering i en opgave kan give medarbejderne mulighed for at arbejde mere effektivt. Tænk på en logistikspecialist, der har en kombination af relevant uddannelse og erhvervserfaring i forsyningskæder. Hun kan bruge den samme praksis på tværs af alle projekter uden at skulle "genopfinde hjulet." På samme måde kan en ingeniør, der ved alt om en bestemt type software, hurtigere forstå kravene til hvert nyt projekt relateret til dette system.

2. Hvilke projekter arbejder du på

Lignende projekter kan kræve næsten identiske løsninger, som kan gentages igen og igen. For eksempel, hvis en forfatter arbejder på tre eller fire projekter henvendt til et lignende publikum, kan de bruge de samme skabeloner eller værktøjer til at udføre bestemte opgaver.

3. Hvem arbejder du med

At se kendte ansigter på tværs af flere projekter sparer tid på lange introduktioner, misforståelser og afklaringer ifølge vores forskning. Kolleger, der kender hinanden, kan stole på delte erfaringer og bruge bedste praksis fra fortiden.

I sidste ende skader arbejdet med for mange projekter medarbejdere, projekter og virksomheder. Det påvirker medarbejdernes produktivitet og moral og kan føre til udbrændthed. Så i stedet for at overbelaste medarbejderne, bør ledere forbedre, hvordan de allokerer deres tid.

Dette skaber en win-win situation for medarbejdere og virksomheder. Virksomheder kan stadig få folk til at arbejde på tværs af flere projekter. Men for at balancere produktivitet og medarbejderkrav kan de allokere mere specialiserede medarbejdere til samtidige projekter, der involverer kendte ansigter og lignende krav. Og det er sådan teamwork får drømmen til at fungere.