Spørgsmål og svar:Forskning afslører tips til at give et positivt førstehåndsindtryk på kolleger, kunder og kunder

Førstehåndsindtryk er ofte langvarige og kan påvirke en professionel karriere på dybe og utilsigtede måder. I dag, fordi de første forretningskontakter ofte sker online – tænk en introduktion via e-mail, en telefontekst eller en zoomet telekonference – danner mange enkeltpersoner førstehåndsindtryk gennem disse medier.

Andrew Brodsky, assisterende ledelsesprofessor ved Texas McCombs, sammen med Hayley Blunden fra American University, gennemførte for nylig en litteraturgennemgang af 124 undersøgelser om virtuelle indtryk, og hvordan folk laver dem. Han tilbyder et væld af forskningsbaserede forslag til, hvordan du sætter din digitale bedste fod frem.

Anmeldelsen er offentliggjort i Journal of Management .

Faget er en del af Brodskys større forskningsinteresser, der fokuserer på individuel arbejdsbaseret teknologibrug og kommunikation med særlig interesse for virtuel kommunikation på arbejdspladsen. Dette interview med ham er blevet redigeret for længde og klarhed.

Hvorfor er virtuelle indtryk vigtige på arbejdspladsen?

Indtryk kan være virkelig klistrede. Når du møder nogen første gang, danner du en række forskellige indtryk:"Hvor smarte er de? De virker som en hårdtarbejdende. De virker som en, du kommer til at kunne lide. Er de en god leder eller ej?"

Meget ofte kan disse første indtryk vare i lang tid og farve, hvordan du ser en persons adfærd senere. Hvis du har et negativt førstehåndsindtryk, ser du måske noget, de gør senere, i et mere negativt lys, fordi din hjerne arbejder på at bekræfte dens allerede eksisterende tanke.

Førstehåndsindtryk i forretningssammenhænge er særligt vigtige. Interviews er førstehåndsindtryk. Når du henvender dig til en potentiel kunde eller kunde, vil de få førstehåndsindtryk, som er med til at afgøre, om de svarer på din e-mail, eller om de beslutter sig for at købe dit produkt.

Hvordan ser du, at denne forskning gavner arbejdsgiverne?

Det kan hjælpe folk til at være mere objektive i, hvordan de evaluerer deres medarbejdere. Ofte evaluerer folk hinandens præstationer ud fra:"Vil jeg få en øl med denne person? Kan jeg lide denne person?"

Vi er ikke klar over, at vi laver de partiske evalueringer. Så en af ​​de ting, forskere kan gøre, er at hjælpe arbejdsgivere eller ledere eller ledere med at forstå, hvordan de danner indtryk, og hvorfor disse indtryk er forudindtaget.

For det andet, for de arbejdsgivere, der er interesserede i at træne og hjælpe medarbejderne med at blive bedre, er dette en god ramme for at give vejledning om, hvordan man gør et bedre indtryk hos kunder og kolleger.

Hvad med medarbejderne?

Når nogen arbejder virtuelt eller eksternt, er den eneste måde, hvorpå deres chef kan se dem eller observere dem, gennem deres onlineinteraktion. Det indtryk, du skaber, gennem hvordan du kommunikerer, og hvad du kommunikerer, bliver så meget vigtigere.

Men nu kommunikerer stort set alle medarbejdere – i hvert fald til en vis grad – virtuelt, uanset om de er på kontoret eller ej. Selv restaurantarbejdere eller købmandsarbejdere får ofte tidsplaner via e-mail eller via sms, eller de kommunikerer med deres leder via sms. Så ideen om virtuel arbejdspladskommunikation er ikke længere begrænset til kontorjob.

Hvad siger forskning om brugen af ​​humørikoner og emojis i kommunikation på arbejdspladsen?

Vi fandt ud af, at der var blandede resultater. På den ene side øgede de ofte følelser af varme og sympati. På den anden side, når det kom til opfattelser af intelligens, var det måske negativt, fordi det fik personen til at virke mindre intelligent eller kompetent. Så det er nuanceret. De gør os mere sympatiske, men risikerer at få os til at virke mindre intelligente.

En mindre indlysende kilde til virtuelle visninger er den tid, folk tager på at svare på en e-mail. Hvad viste din anmeldelse?

Rettidig svar betyder noget. At være langsom til at svare har vist sig at mindske opfattelsen af ​​tillid og kompetence.

Når det er sagt, kan du slappe lidt af, da forskning også viser, at folk overvurderer, hvor hurtigt de skal svare på beskeder. Takeaway er, at du skal sigte efter et glad medie.

Det ser ikke ud til at være en fordel ved at skynde sig at svare på e-mails i det sekund, du modtager dem, men du vil heller ikke udsætte for længe. De undersøgelser, der viste, at responstiden har betydning, havde en tendens til at have forsinkelser på en dag eller mere, hvilket antyder ingen meningsfulde negative konsekvenser for denne timing.

Baseret på forskning til dato, hvordan måler den virtuelle arbejdspladsinteraktion sig?

Ledere og organisationer antager ofte, at virtuelle interaktioner mangler social information og gør det svært for andre at skabe stærke indtryk. Dette har været et af de argumenter, ledere ofte har brugt mod fjernarbejde.

Vores gennemgang af forskningen viser dog, at stærke indtryk – uanset om de er relateret til tillid, kompetence eller sympati – ofte kan bygges i korte, virtuelt kun interaktioner. Det er ikke, at virtuelle interaktioner ensartet mangler sammenlignet med personlige interaktioner, men snarere, at de bare er anderledes.

Flere oplysninger: Hayley Blunden et al., A Review of Virtual Impression Management Behaviors and Outcomes, Journal of Management (2024). DOI:10.1177/01492063231225160

Journaloplysninger: Journal of Management

Leveret af University of Texas i Austin