Undersøgelsen afslører almindelige vaner og færdigheder blandt meget produktive ledere

Du kender den person, der altid ser ud til at være forud for deres deadlines, på trods af at være oversvømmet? Ser du på dem med misundelse og undrer dig over, hvordan de gør det?

"Uanset placering, industri, eller erhverv, produktivitet er en udfordring for enhver professionel, " siger Robert Pozen, lektor ved MIT Sloan School of Management.

Som en del af hans igangværende forskning og hjulpet af MIT undergraduate Kevin Downey, Pozen adspurgte 20, 000 selvvalgte personer i ledelse fra seks kontinenter for at lære, hvorfor nogle mennesker er mere produktive end andre.

Undersøgelsesværktøjet, døbt Pozen Productivity Rating, består af 21 spørgsmål opdelt i syv kategorier:planlægning af din tidsplan, at udvikle daglige rutiner, håndtere dine beskeder, få lavet meget, forbedre dine kommunikationsevner, afholdelse af effektive møder, og uddelegere til andre. Disse særlige vaner og færdigheder er kernen i Pozens MIT Sloan Executive Education-program, Maksimering af din produktivitet:Sådan bliver du en effektiv leder, og hans bestsellerbog, "Ekstrem produktivitet:Boost dine resultater, Reducer dine timer."

Efter at have ryddet op i data, Pozen og Downey fik et komplet sæt svar fra 19, 957 respondenter. Omtrent halvdelen var indbyggere i Nordamerika; yderligere 21 procent var bosiddende i Europa, og 19 procent var bosiddende i Asien. De resterende 10 procent inkluderede indbyggere i Australien, Sydamerika, og Afrika.

De identificerede grupperne af mennesker med de højeste produktivitetsvurderinger og fandt ud af, at fagfolk med de højeste score havde en tendens til at klare sig godt på de samme klynge af vaner:

• De planlagde deres arbejde ud fra deres topprioriteter og handlede derefter med et bestemt mål;
• de udviklede effektive teknikker til at håndtere en stor mængde information og opgaver; og
• de forstod deres kollegers behov, muliggør korte møder, lydhør kommunikation, og klare anvisninger.

Resultaterne var også interessante, når de blev analyseret af demografien for deltagerne i undersøgelsen.

Geografisk set, den gennemsnitlige produktivitetsscore for respondenter fra Nordamerika var midt i flokken, selvom amerikanere har en tendens til at arbejde længere. Faktisk, den nordamerikanske score var signifikant lavere end den gennemsnitlige produktivitetsscore for respondenter fra Europa, Asien, og Australien.

Alder og anciennitet var stærkt korreleret med personlig produktivitet - ældre og mere senior fagfolk registrerede højere score end yngre og yngre kolleger. Vaner hos disse mere senior respondenter omfattede udvikling af rutiner for aktiviteter af lav værdi, styring af beskedflow, afholdelse af effektive møder, og uddelegere opgaver til andre.

Mens de samlede produktivitetsscore for mandlige og kvindelige fagfolk var næsten det samme, der var nogle bemærkelsesværdige forskelle i, hvordan kvinder og mænd formåede at være så produktive. For eksempel, kvinder havde en tendens til at score særligt højt, når det kom til at afholde effektive møder – holde møder på under 90 minutter og afslutte med en aftale om de næste skridt. Derimod mænd klarede sig særligt godt til at håndtere høj beskedvolumen – ikke at kigge på deres e-mails for ofte og springe beskeder af lav værdi over.

At håndtere din daglige strøm af beskeder

Selvom det er klart, at evnen til at håndtere overbelastning af indbakken er nøglen til produktivitet, hvordan det er opnået, kan være mindre klart for mange af os, der gyser over vores kontinuerlige efterslæb af e-mails.

"Vi har alle så mange småting, som e-mail, der overvælder os, og vi ender med at dedikere kostbar tid til det, " siger Pozen. "De fleste af os ser på e-mail hvert tredje til femte minut. I stedet, kig hver time eller anden, og når du ser, se kun på emne og afsender, og i det væsentlige springe over 60-80 procent af det, fordi de fleste e-mails, du får, ikke er særlig nyttige." Pozen opfordrer også til at besvare vigtige e-mails med det samme i stedet for at markere dem og derefter finde dem igen senere (eller helt glemme det), samt markere vigtige kontakter og gøre rigelig brug af e-mail-filtre.

Imidlertid, Pozen understreger, at håndtering af indgående e-mails, mens en vigtig færdighed, skal parres med andre, flere store vaner for at være effektive, såsom at definere dine højeste prioriteter. Han advarer om, at uden et specifikt sæt af mål at forfølge – både personlige og professionelle – bruger mange ambitiøse mennesker utilstrækkelig tid til aktiviteter, der rent faktisk understøtter deres topmål.

Flere tips til at maksimere din produktivitet

Hvis du ønsker at blive mere produktiv, prøv at udvikle de "vaneklynger", som er demonstreret i Pozens undersøgelsesresultater, og som de mest produktive fagfolk besidder. Dette omfatter:

• Fokuser på dine primære mål:Hver nat, revider din næste dags tidsplan for at understrege dine topprioriteter. Bestem dit formål med at læse noget længere materiale, før du begynder.
• Håndtering af overbelastning af dit arbejde:Spring over 50-80 procent af dine e-mails baseret på afsender og emne. Del store projekter op i små trin – og start med trin et.
• Støtte dine kolleger:Begræns ethvert møde til 90 minutter eller mindre, og afslut hvert møde med klart definerede næste trin. Aftal succesmålinger med dit team.

Pozens undersøgelsesværktøj er stadig tilgængeligt online. De, der fuldfører det, vil modtage en feedbackrapport med praktiske tips til at forbedre produktiviteten. Du kan også lære af Pozen på egen hånd i hans MIT Executive Education-program, "Maksimering af din personlige produktivitet."

Denne historie er genudgivet med tilladelse fra MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), et populært websted, der dækker nyheder om MIT-forskning, innovation og undervisning.