Virksomheder forsøgte at oprette virtuelle arbejdsområder. Er dette fremtiden?

I løbet af en enkelt måned, COVID-19-pandemien har tvunget virksomheder og organisationer af alle typer til at få næsten alle deres ansatte til at arbejde hjemmefra.

Har fremtidens arbejde, den helt fjerne arbejdsstyrke og endda den virtuelle organisation, ankommet med fuld kraft? Selvom onlineteknologier har gjort fjernarbejde mere og mere almindeligt, de fleste virksomheder og organisationer er stadig løbet tør for murstens-og-mørtel-faciliteter. Nu er de i gang med at stå op for virtuelle arbejdsområder natten over.

Melissa Valentine, assisterende professor i ledelsesvidenskab og ingeniørvidenskab, har brugt år på at studere disse spørgsmål. Jen Rhymer, som er ved at slutte sig til Valentine som postdoc, har nærstuderet softwarevirksomheder, der opererer helt uafhængigt af et fysisk hovedkvarter.

Den store lektie, de siger, er, at fjerntliggende organisationer udgør komplekse nye ledelsesudfordringer. De største:udvikling af tillid, samarbejde og informationsdeling mellem mennesker, der aldrig mødes personligt, og som kan være på hver sin side af verden.

Her er nogle af deres tanker:

Få teknologien rigtig

Det kræver mere end en bærbar computer, en internetforbindelse og apps som Slack eller Zoom. Teknologien til fjernarbejde og virtuelle teams er ligetil og bliver ved med at blive bedre. Den største udfordring er at løse de menneskelige problemer. Hvis arbejdere pludselig arbejder hjemmefra på grund af COVID-19-pandemien, mange vil jonglere med børnepasning, støj og en række andre forstyrrelser. Det vil med garanti forårsage et fald i produktiviteten, men det vil også reducere de immaterielle fordele ved at arbejde samme sted. Tænk her på den uformelle brainstorming over kaffen eller den afslappede udveksling af information. Men problemerne går dybere:Hvordan opbygger du tillid og sociale bånd, som er afgørende for kreativt samarbejde?

At blive tvunget af en krise til at omfavne fjernarbejde er anderledes end at skabe en fjernarbejdsstyrke i starten

Virksomheder, der strukturerer sig som lokationsuafhængige, har udviklet normer og praksisser, der bygger bro mellem de følelsesmæssige og logistiske afstande. Det samme gælder for deres arbejdere. For sådanne virksomheder, fjernarbejde kan reducere omkostningerne, udvide talentmassen og øge produktiviteten. Derimod, at blive tvunget af en krise til at arbejde på afstand vil sandsynligvis være forstyrrende og frustrerende. Det kan være bedre end at lukke ned, men det vil sandsynligvis føre til et stort fald i produktiviteten.

Opbygning af tillid og samarbejde

Alle virksomheder skal etablere en kultur med fælles prioriteter og accepteret praksis for at arbejde sammen. Det er nemmere for traditionelle virksomheder, hvor folk ser hinanden og interagerer uformelt. Virksomheder, der kun er på afstand, forsøger ofte at udfylde tomrummet med organiseret social indsats, fra online happy hours til retreats og diskussionsgrupper. Emnerne behøver ikke at være relevante for virksomheden. Målet er at skabe bånd og en følelse af fællesskab. Imidlertid, advarer Rhymer, disse bestræbelser vil ikke fungere, medmindre administrerende direktører og seniorledere også deltager – som ligestillede, ikke som chefer.

Ledere bør også vise deres egen tillid ved at afstå fra at overvåge deres medarbejdere minut for minut. De bør ikke aflytte medarbejdernes e-mails eller kortlægge deres tastetryk pr. minut. Fokus bør være på det ultimative output, ikke på en arbejders specifikke aktiviteter.

At skabe et rigt offentligt beslutningsspor

Hos virksomheder med ansatte spredt over mange tidszoner, realtidssamtaler og skriftlige udvekslinger er ikke ofte gennemførlige. Men folk mangler stadig at forstå baggrunden for, hvordan og hvorfor beslutninger blev truffet. Med et rigt beslutningsspor, alle diskussioner og debatter, der fører op til en beslutning, er dokumenteret og kodificeret, så folk kan gå tilbage og forstå, hvorfor disse beslutninger blev truffet.

Åbning af en enkelt kilde til sandhed

Medarbejdere har brug for adgang til det store billede af en organisations strategi og prioriteter, og måske endda om igangværende arbejde, som måske ikke er direkte relevante for dem. Det er et lager af information, der er klart, ubestridt og accepteret som sandt på det tidspunkt, og derefter vedligeholdes, så den altid er aktuel. Dette gælder især for asynkrone virksomheder, hvor folk samarbejder på tværs af alle tidszoner og ikke nemt kan diskutere problemer i realtid.

Nedbrydning af barriererne for at dele arbejde

Du vil have, at arbejdere sender arbejde, mens det er i gang – selv når det er hårdt, ufuldstændig, ufuldkommen. Det kræver en anden tankegang, selvom en, der er mere og mere almindelig i asynkrone virksomheder. I traditionelle virksomheder, folk tøver ofte med at cirkulere projekter eller forslag, der ikke er poleret, smuk og skudsikker. Det er en naturlig refleks, især når folk er afbrudt fra hinanden og ikke kommunikerer tilfældigt. Men det kan føre til lange forsinkelser, især på projekter, hvor hver deltagers fremskridt afhænger af andres fremskridt og feedback. Beliggenhedsuafhængige virksomheder har brug for en kultur, hvor folk erkender, at et igangværende arbejde sandsynligvis har huller og mangler og ikke kritiserer hinanden for dem. Dette er et spørgsmål om normer, ikke værktøj.

Forberedelse til fremtiden. Oplevelsen af ​​at samle et system, der kun er fjernstyret, vil sandsynligvis være kaotisk og ubehagelig for mange mennesker. Teknologi gør det nemmere end nogensinde før at være lokationsuafhængig, men medmindre virksomheder fokuserer på at skabe en effektiv fjernarbejdsoplevelse, regn ikke med, at arbejdere bliver forelsket i det efter pandemien. Er fjernarbejde fremtidens bølge? Det afhænger af, hvordan organisationer reagerer i dag.