COVID-19 tvang os til at flytte en konference fra en græsk ø til nettet, og hurtigt. Her er hvad vi lærte

I maj i år vi indkaldte til en drømmekonference:140 ligesindede akademikere på en græsk ø i tre og en halv dag for at arbejde med et emne, vi brød os om – at organisere bæredygtigt.

Vi anerkendte selvmodsigelsen i at rejse til Kreta for at diskutere bæredygtig organisering. Men det var en lang tradition for Organisation Studies Summer Workshop - et årligt værksted for organisationsforskere - at være der. Dette års workshop fokuserede på, hvordan virksomheder og andre organisationer kunne omkonfigureres til at fungere på mere miljøvenlige og socialt retfærdige måder.

Så, vi forsøgte i stedet at gøre selve konferencen bæredygtig ved at bruge et bæredygtigt mødested, serverer kun vegetariske retter, undgå plastik og aircondition, og tilskyndelse til kulstofkompensation.

Så kastede universet os en kurvekugle i form af COVID-19, hvilket fik os til at gentænke bæredygtig organisering. På trods af fuldstændig mangel på erfaring, og ingen finansiering, vi besluttede at flytte online. Mere end 100 deltagere, på tværs af 14 tidszoner, besluttede at eksperimentere med os.

Vi kæmpede med nogle få beslutninger. Hvordan skal man håndtere tidszoner? Hvordan håndterer man tekniske problemer? Hvordan man sikrer, at konferencen ikke kun var intellektuelt tilfredsstillende, men bidrog også til de sociale interaktioner, der uddybede diskussioner, fremmede samarbejder, og det havde altid gjort sommerværkstedet så specielt?

Og hvordan organiserer man dette på kun et par uger?

Så her er hvad vi gjorde.

Gruppediskussioner og Zoomrum

Vi besluttede at krympe konferencen til to og en halv dag, sprede de fleste sessioner over de timer, der fungerede for de fleste deltageres tidszoner. Men vi sikrede også, at der i det mindste var nogle sessioner for dem uden for den primære tidskorridor.

Vi bad forfatterne om at poste en 10-15 minutters video af deres præsentation på YouTube en uge før konferencen, som folk kunne se i deres egen tid.

Derefter var vi værter for 50-minutters Zoom-sessioner med omkring 18-25 deltagere. Hver præsenterede kommentarer til tre papirer (fire til fem minutter pr. papir, uden at bruge dias for at undgå tekniske problemer). Avisens forfattere svarede kort, hvilket førte til en åben diskussion i gruppen.

I de første par sessioner, Sessionsformænd måtte ofte foranledige diskussioner. Men interaktionerne blev ret livlige.

Vi lod lokalerne stå åbne efter de 50 minutter, og de uformelle samtaler, der gør workshops så rige, fortsatte ofte.

Vi inkluderede også to keynotesessioner. Den ene var en plenarsession for alle (100+) konferencedeltagere, som inkluderede breakout-diskussioner. Og der var tre sociale sessioner, hvor deltagerne tilfældigt blev tildelt grupperum, så de kunne nyde samtaler i små grupper (to til fem personer), eller deltage i større gruppesamtaler.

Digitale fordele

Mens vi gik glip af drinks efter arbejde ved poolen i Grækenland, vi var glædeligt overrasket over at finde ud af, at den virtuelle konference havde en række fordele.

Ingen rejser ikke kun reducerede miljøpåvirkninger, men også virkningen på arbejdslivet, gør det muligt for nogle mennesker at deltage, som ellers ikke kunne have været i stand til, på grund af den nødvendige tid.

Nogle deltagere fortalte os, at af budgetmæssige eller familiemæssige årsager, de kunne kun deltage i konferencen, fordi den var virtuel.

Mens der vil være behov for konferencegebyrer i fremtiden for at kompensere for organisatoriske omkostninger, virtuelle konferencer vil stadig være langt billigere end ansigt til ansigt, muliggør bredere deltagelse.

Den tilfældige tildeling af mennesker til grupperum til sociale timer sikrede samtaler blandt mennesker, som måske ellers ikke havde interageret. Det øgede kammeratskabet under den virtuelle konference, fører til stimulerende diskussioner.

Chatfunktionen under samtalerne gjorde det muligt for deltagerne at dele ressourcer og indsigt, som blev udløst af samtalerne, med det samme, som så kunne udløse yderligere indsigt blandt andre. For eksempel, ideen om at starte en Utopia-platform til at dele blogs, undervisnings- og forskningsressourcer blev udklækket på chatten under en keynote. Vi har siden lanceret denne platform.

Tilbagemeldingerne fra deltagerne var yderst positive, selvom forventningerne nok var lave.

Vi forestiller os et større udvalg af konferenceformater fremover, herunder mere regelmæssige, men kortere virtuelle møder, skiftevis år med fysiske møder og blandede modeller med nogle virtuelle sessioner og nogle eksterne deltagere.

Vores COVID-19-inducerede erfaring viste os, at virtuelle konferencer er både praktiske og ønskværdige som et middel til at organisere bæredygtigt og sikre mere demokratisk deltagelse.

Denne artikel er genudgivet fra The Conversation under en Creative Commons-licens. Læs den originale artikel.