Tilfældige møder på arbejdspladsen hjælper med at opbygge tillid, så hvordan kopierer du det online?

For mange af os føles det som om, der ikke er nogen vej tilbage – i hvert fald ikke på fuld tid. Vi har fået pålagt at arbejde hjemmefra. Vi har arbejdet igennem det. Vi ønsker ikke at opgive det hele.

Ja, der er arbejdsgivere, der vil have alle tilbage på kontoret. Google planlægger for eksempel at afslutte sin globale politik for frivilligt arbejde hjemmefra den 10. januar. Men andre arbejdsgivere er glade for at lade personalet fortsætte med at arbejde eksternt. Det australske softwarefirma Atlassian insisterer kun på, at dets medarbejdere kommer på arbejdspladsen fire gange om året.

Undersøgelser og undersøgelser er konsekvent klare:De fleste af os tror ikke på, at vores produktivitet er blevet skadet, og dem, der gør det, opvejes af dem, der tror, ​​de er mere produktive. Det er afgørende, at mange ledere har det på samme måde.

Det egentlige knækpunkt i at arbejde hjemmefra er ikke "arbejdet". Det er tabet af de sjove dele af en arbejdsplads – det uformelle netværk og det sociale samvær, der er godt for den enkelte såvel som for gruppen.

Eksperimenter i online socialisering

Ledere har haft deres grunde til at være afvisende over for fjernarbejde. Bortset fra bekymringer om individuel produktivitet, har mange undersøgelser vist, hvordan nærhed fremmer kommunikation. For eksempel, da Harvards organisationsforskere Ethan Bernstein og Ben Waber undersøgte en stor amerikansk detailhandler, der besatte en campus med mere end et dusin bygninger, fandt de ud af, at kun 10 % af al kommunikation fandt sted mellem medarbejdere, hvis skriveborde var mere end 500 meter fra hinanden.

I løbet af de sidste 18 måneder har der været mange eksperimenter med at bruge teknologi til at replikere denne kommunikation. Jeg har været en del af en som akademiker på universitetet, flyttede al min undervisning online, og en anden som organisatorisk konsulent, der hjalp en lille virksomhed med at skifte til fjerndrift.

Min klient, et lille privat TAFE-kollegium, har 11 fastansatte samt casuals. I maj 2020 bad kollegiet mig om at hjælpe det med at flytte alle forretningsprocesser – undervisning, kontorkommunikation, supporttjenester og mere – online. Dette måtte gøres på snæver tid i betragtning af pandemiens økonomiske konsekvenser. I dette arbejde var vi enige om, at det var grundlæggende at tage fat på behovet for socialt samvær.

Dette gav nogle udfordringer, især for en lille organisation.

Værdien af ​​'tilfældige kollisioner'

Arbejdsbaseret socialt samvær foregår på to brede måder.

Først er "organiserede" sociale aktiviteter, såsom at dele en morgente, spise frokost eller have drinks fredag ​​aften. Til en vis grad er disse aspekter de nemmeste at simulere ved hjælp af konferenceapps. For min klient omfattede dette aktiviteter såsom virtuelle drinks og onlinespil.

Sværere at replikere er det, organisationsekspert Jessica Methot og hendes medforskere kalder "tilfældige kollisioner." Som de skrev i Harvard Business Review i marts:"De ting, vi lærer om vores kolleger - for eksempel at de spiller guitar eller elsker hunde - bygger relationer og uddyber tilliden. Forskning tyder endda på, at tilfældige møder og spontane samtaler med vores kolleger kan sætte gang i samarbejdet og forbedre vores kreativitet, innovation og ydeevne."

Et af de bedst kendte eksempler på at designe en arbejdsplads til tilfældige møder er hovedkvarteret for Pixar Animation Studios, som Steve Jobs havde tilsyn med under sit eksil fra Apple. Bygningen har et centralt atrium med badeværelser kun i stueetagen. Ideen er at skabe flere muligheder for, at folk kan løbe ind i hinanden.

Alligevel viser forskningen fra Methot og hendes kolleger også, at small talk kan være både opløftende og distraherende. Dette gør forsøg på at bruge software til at replikere dette uformelle, ustrukturerede socialt samvær endnu vanskeligere.

Opbygning af et online-netværk

I vores forsøg på at give personalet en online erstatning for tilfældige kollisioner og chats i frokoststuen, valgte vi en "virksomhedssocial netværkstjeneste" kaldet Yammer. Der er alternativer med hver deres styrker, men Yammer har fordelen af ​​funktionalitet svarende til Facebook. Ideen var at give personalet et intuitivt værktøj til at kommunikere, og så overlade det til dem at bruge det, som de kunne lide.

Det er et igangværende arbejde. Vi har lært nogle ting undervejs. En klage var, at vi ikke gav tilstrækkelig indledende træning i, hvordan man bruger Yammers vigtigste muligheder, hvilket betød, at nogle medarbejdere tog tid til at værdsætte brugen af ​​det.

Men de fleste tilbagemeldinger har været positive. På trods af den uplanlagte (og derfor kaotiske) karakter af flytningen, viser undersøgelser, at de fleste medarbejdere mener, at kommunikationen faktisk er blevet bedre. Vi ser ud til at have undgået distanceødelæggende dialog og skabe mistillid, som rapporteret på andre arbejdspladser.

Kan teknologi nogensinde fuldt ud erstatte de serendipitale udvekslinger på en fysisk arbejdsplads? Det tvivler jeg på. Men gjort det godt, kan det give nok af en faksimile til at sikre, at der ikke er nogen ulemper ved, at personalet fortsætter med at arbejde et par dage om ugen hjemmefra.