Folk bliver i stigende grad afbrudt på arbejdet, men det er ikke helt dårligt

En e-mail dukker op på din skærm. Det er en klient, der deler en projektopdatering. En Slack-meddelelse vises. Det er din chef, der stiller et spørgsmål. En tekstalarm bipper. En kollega vil gerne vide, om du skal deltage i et møde.

Lyder det bekendt? Folk bliver i stigende grad belejret på arbejdet af afbrydelser via e-mail, besked apps, sociale medier og personlige møder.

Afbrydelser kan forringe ydeevnen på en række måder, forårsager lavere produktivitet, flere fejl og dårligere arbejdskvalitet.

Afbrydelser udløser også ofte negative følelser som irritation og angst. Hyppige afbrydelser kan, over tid, føre til stressende følelser af overbelastning, irritation og en følelse af "tids hungersnød" - at have for meget at lave og ikke nok tid.

Alligevel er afbrydelser en nødvendig del af arbejdslivet, da kommunikationsbehov ofte er uforudsigelige og tidsfølsomme. Og reagerer på afbrydelser, uanset hvilken kanal de kommer igennem, er blevet et kerneansvar for de fleste jobs.

Som ekspert i interpersonelle interaktioner og tidsforbrug i organisationer, Jeg ønskede at forstå, hvorfor afbrydelser ofte er så stressende. Arbejde med en af ​​mine ph.d.-studerende, Jeg designede en undersøgelse, der fokuserede på folks oplevelser af at blive afbrudt.

Vores studie, som i øjeblikket er under revision, fandt ud af, at afbrydelser faktisk kan udløse positive snarere end negative følelser - givet de rigtige omstændigheder.

Overraskende positive afbrydelser

I vores undersøgelse, vi bad 35 deltagere om at holde styr på deres afbrydelser i løbet af en hel arbejdsdag.

Deltagerne spændte over flere brancher og havde forskellige titler. De arbejdede alle på fuld tid og brugte regelmæssigt elektronisk udstyr som en del af deres job.

Deltagerne registrerede detaljer, såsom hvad der skete under hver afbrydelse, hvem der afbrød dem, og hvor længe hver afbrydelse varede. De noterede også de følelser, de oplevede, og noterede en forklaring på disse følelser.

Som vi forventede, de fleste deltagere blev ofte afbrudt i løbet af dagen. I fællesskab de rapporterede i alt 256 afbrydelser.

Dagen efter de loggede deres afbrydelser, vi interviewede deltagerne. Vi bad om mere information om hver afbrydelse for at tydeliggøre og berige vores forståelse af, hvorfor det havde udløst de følelser, deltageren havde registreret. For eksempel, vi undersøgte yderligere om den opgave, deltageren blev afbrudt i, og hvad der ellers foregik på tidspunktet for afbrydelsen.

I betragtning af at tidligere forskning overvældende har understreget de negative aspekter af afbrydelser, vi blev overraskede, da vores undersøgelse afslørede, at mange afbrydelser blev oplevet positivt.

Cirka 30 % af de afbrydelser, vi analyserede, var forbundet med følelser som begejstring og lykke. Mere end 75 % af vores deltagere loggede mindst én positiv afbrydelse.

fascineret af disse uventede fund, vi brugte vores data til at finde ud af, hvad der gør en afbrydelsesoplevelse god i stedet for dårlig.

Tid og timing

Det viser sig, at forskelle i afbrydelsesoplevelser i høj grad kan forklares af folks tro på tid.

Ligesom mange af os i vestlige kulturer tænker på tid som en begrænset, værdifuld vare, mennesker, der bliver afbrudt på arbejdet, overvejer - ofte ubevidst - de måder, hvorpå en afbrydelse tvinger dem til at ændre, hvordan de bruger deres tid.

For eksempel, deltagerne i vores undersøgelse vurderede afbrydelser ud fra deres "tidsværdighed". Afbrydelser, der ses som "tidsværdige", er mere tilbøjelige til at udløse positive følelser.

Afbrydelser er "tidsværdige", hvis de involverer opgaver, der vurderes at have høj prioritet, relevant for andre igangværende projekter og klart inden for rammerne af medarbejdernes job. At vores deltagere overvejede, om en afbrydelse er deres tid værd, giver mening, da folk bekymrer sig mest om at gøre fremskridt med et meningsfuldt arbejde.

Vi lærte også, at timing af afbrydelser spiller en stor rolle i folks følelsesmæssige reaktioner. Afbrydelser er generelt forbundet med positive følelser, hvis de vurderes som veltimede.

Veltimede afbrydelser er dem, der opstår, når medarbejderne ikke er dybt optaget af en anden opgave eller har brug for en pause fra deres nuværende opgave. Vores resultater afspejler tidligere undersøgelser, som har fundet ud af, at dårligt tidsbestemte forstyrrelser er mere tilbøjelige til at hæmme arbejdsindsatsen.

Endelig, kortere afbrydelser udløser generelt positive snarere end negative følelser. Længere afbrydelser optager mere af den tid, som folk mentalt havde afsat til planlagte opgaver.

Relationer og arbejdsbyrde betyder også noget

Et andet fund, der kom frem fra vores undersøgelse, var vigtigheden af ​​menneskers relationer. Selvom dette måske ikke virker så overraskende, forskere har endnu ikke udforsket de interpersonelle aspekter af afbrydelser.

Individer føler positive følelser, hvis de kan lide eller respektere den person, der afbrød dem. I nogle tilfælde, personlig smag kan give en god oplevelse, selvom en afbrydelse ses som "spildtid, "dårligt timet eller for lang.

Omvendt hvis enkeltpersoner ikke kan lide eller mangler respekt for den person, der afbryder dem, afbrydelser er mere tilbøjelige til at generere negative følelser. Dette er især tilfældet, hvis afbryderen har en historie med at trænge sig ind ofte om uvæsentlige spørgsmål eller opgaver.

Vi fandt også, at medarbejdernes samlede arbejdsbelastning påvirker afbrydelsesoplevelser. Hvis der opstår afbrydelser, når de ikke har meget at lave, de finder det mindre stressende at arbejde på noget uventet. De kan vende tilbage til planlagte opgaver i fremtiden uden frygt for at misse en deadline eller arbejde ekstra timer.

Imidlertid, når medarbejderne har større arbejdsbyrder, de føler stærke følelser af tidspres, hvilket betyder, at enhver afbrydelse vil være mere tilbøjelig til at forårsage negative følelser.

Hvad organisationer og medarbejdere kan

Min forskning i afbrydelser har gjort mig meget mere optimistisk med hensyn til situationen for dem, der oplever hyppige arbejdsafbrydelser.

Jeg tror på, at der er måder at gøre afbrydelser bedre for dem på den modtagende ende. Andre ledelsesforskere har foreslået at skabe perioder med afbrydelsesfri tid eller tilbyde medarbejderne en "kvote" af uafbrudt tid, som de kan bruge fleksibelt.

Vores forskning foreslår nogle yderligere potentielt nyttige tilgange. For eksempel, organisatoriske træningsprogrammer kunne lære medarbejderne at være mere opmærksomme på, hvordan hvornår og hvorfor de afbryder andre.

Ledere kan også modellere "sund" afbrydelsesadfærd. Hvis de reserverer afbrydelser til værdige opgaver og giver positiv feedback til underordnede, der gør det samme, de kan langsomt ændre kulturen i deres arbejdsgrupper.

Medarbejderne kan selv slå kommunikationsadvarsler fra, tage høretelefoner på og dæmpe deres telefoner, når de er fokuseret på en tanketung opgave eller står over for en stram deadline.

Imidlertid, medmindre ledere og ledere åbent støtter denne adfærd, det vil være svært for den enkelte medarbejder at gøre det.

Denne artikel er genudgivet fra The Conversation under en Creative Commons-licens. Læs den originale artikel.