At arbejde hjemmefra gør os ikke mindre produktive

Aktuel forskning i teamwork viser, at vi ikke bliver mindre produktive, når vi arbejder hjemmefra, forudsat at vi arbejder intelligent og er udstyret med værktøjer, der gør os i stand til at arbejde sammen med vores kollegaer. I denne artikel, forskere vil rådgive os ikke kun om, hvad der virker, men også på det der ikke er så smart.

I nogen tid nu, forsker Nils Brede Moe ved SINTEF, Norge, har studeret teams, der arbejder for virksomheder som Spotify, Ericsson og DNV GL, samt flere banker og konsulentvirksomheder.

Han mener, at det er mere end muligt at bevare produktiviteten, selvom vi nu skal arbejde hjemmefra — i såkaldte virtuelle teams.

"Det er ikke sådan, at virtuelle teams betyder lavere produktivitet, selvom det kan være lidt mere udfordrende for sådanne teams at arbejde effektivt, " siger Moe. "Vores forskning har afsløret nogle virtuelle teams, der er meget mere effektive end co-lokaliserede teams, " han siger.

Mange oplever, at de får lavet mere, når de arbejder hjemme, hvor der er færre afbrydelser. Det er noget, forskerne selv har observeret.

"Gennemsnitlig, en udvikler har brug for 20 minutter for at vende tilbage til en opgave efter en afbrydelse, siger Moe.

Korrekt kommunikation er nøglen

At arbejde hjemme gør det nemmere at vurdere, hvilke opgaver der skal prioriteres, fordi vi undgår at skulle håndtere en kontinuerlig strøm af input og uvedkommende opgaver. Imidlertid, fordelene ved at arbejde hjemmefra kan være at få et skud over buerne. Det er for nemt at fjerne møder, der rent faktisk tjener et nyttigt formål. At have så meget kommunikation på skrift gør det nemt for folk at misforstå hinanden.

"Vi har fundet ud af, at det er utrolig vigtigt at bruge videokonferencer og tale med hinanden, i stedet for blot at dele tanker og behov på skrift, " siger Moe. "Videomøder bør være obligatoriske for teams, der ikke arbejder på samme sted, " han siger.

Han påpeger også vigtigheden af ​​at have godt udstyr på plads – kvalitetsheadset, computere og, ikke mindst, en pålidelig internetforbindelse. Et andet råd, han giver, er, at vi ikke skal arbejde siddende i sofaen. Ikke overraskende, forskning viser, at dette ikke gør vores ryg en tjeneste, så rådet er at stå op, stå og gå rundt.

"En god idé er at have en en-til-en samtale i telefonen, mens du går en lille tur, siger Moe.

Her er forskernes fem tips til online videomøder:

• Brug ikke møder blot til statusopdateringer. Disse oplysninger kan deles på andre måder. Det er ledere, der får mest ud af statusmøder, men de er af ringe værdi for almindelige teammedlemmer
• Sørg for, at alle får mulighed for at tale (anvend en check-in-øvelse under længere møder)
• Sørg for, at stillingen som mødeleder roteres, så mere end én person får ansvaret
• Brug videokonference til enhver tid
• Hav ikke for mange mødedeltagere. Møde med mere end 11 eller 12 deltagere har nedsat værdi for deltagerne. Hvis der er mange der deltager, et tip er at række hånden op, hvis du har noget at sige.

En virtuel chef har et krævende job

Et andet forskningsresultat er, at ledere almindeligvis føler behov for at udøve et højere niveau af mikroledelse, når deres teammedlemmer arbejder eksternt.

"Det er ikke en god idé, " siger Moe, og fortsætter med at forklare. "Møder, der afholdes blot for at rapportere, er ofte ineffektive. Hvis en leder stoler på, at hans teammedlemmer arbejder som normalt, der er ingen grund til at antage, at der er et større behov for statusrapporter, når teammedlemmer arbejder hjemmefra, " han siger.

Imidlertid, det er ikke så nemt at være leder af et virtuelt team. Af denne grund, forskerne anbefaler, at ledere bruger deres tid på at vælge højkvalitets og effektive fælles teknologiske grænseflader, der sikrer, at alle i teamet er forbundet via de samme systemer. Det er også vigtigt for ledere at bruge mere tid i en støtte- og træningsrolle frem for at kræve rapporter fra deres teams.

"En leders hovedfokus skal være på at fjerne forhindringer og hjælpe med at identificere effektive løsninger, både sammen med holdet som helhed, og med individuelle teammedlemmer, siger Moe.

Tag en til holdet – men ikke i din pyjamas!

Hos venturebyggeren og konsulentvirksomheden Iterate, som deltager i et forskningsprojekt med SINTEF, folk er godt klar over deres nye arbejdssituation. Men stemningen i virksomheden er god.

"Nu arbejder vi hjemmefra, fordi vi skal, og vi har det godt med det, fordi vi alle er i det her sammen, " siger administrerende direktør Rune Larsen. "Udfordringen bliver, hvad der sker, når vi har arbejdet sådan i seks måneder. Hvad vil der ske, når vores solidaritet begynder at falde fra hinanden? I øjeblikket er vores kontinuerlige fokus på refleksion og træning, så vi kan tilpasse os den nye situation, " han siger.

HR-afdelingen hos Iterate havde en række en-til-en-møder tidligere i dag for at finde ud af, hvordan de enkelte medarbejdere havde det. Larsen tror ikke på at sende en bunke e-mails ud. I stedet, han understreger, at han arbejder i en sektor, der er dygtig til at arbejde digitalt.

"Virksomheder, der ikke har for vane at arbejde digitalt i et distribueret miljø, står over for større udfordringer end os, " han siger.

Larsen oplever, at mange ledere udforsker måder at arbejde på for at opnå god produktivitet. Der er ingen hurtig løsning til at håndtere den situation, vi befinder os i i dag.

"I tider som disse er det godt at have forskningsbaseret rådgivning at læne sig tilbage på. Det er også vigtigt at vide, at virtuelt arbejde kræver en høj grad af gensidig tillid, og det er hvad vi har her, siger Larsen.

Selvom han har fuld tillid til sine kolleger, Larsen har også nogle retningslinjer, som ikke er it-baserede. At arbejde hjemmefra i din pyjamas er ikke acceptabelt.

"Pludselig bliver du kaldt ind til et møde og har glemt, at du sidder i dine underbukser, " smiler han. "Det vil underminere din integritet på ingen tid, så vi har også en dresscode, selv for at arbejde hjemmefra, " han siger.

Fortæl folk, når du logger på og af

"Når et team ikke er i stand til at arbejde på samme sted, der er en fare for, at den gensidige tillid kan undermineres, " siger Nils Brede Moe. "Dette kan igen føre til reduceret informationsudveksling og feedback, ubalanceret arbejdsbyrde, øget overvågning, og kan skabe, hvad vi kalder en negativ "spiral af mistillid, " han siger.

I særdeleshed, forskerne anbefaler, at teammedlemmer skal informere deres kolleger, når de logger på og af.

"Hvis du sidder og venter på, at nogen skal svare, men du ved ikke om de er logget på eller ej, det er ikke svært at begynde at spekulere på, hvad den person kan finde på, " siger Moe. "Hvis du giver alle en idé om, hvordan du planlægger din dag, såsom "Jeg går lige ud midt på dagen for at købe ind til mine forældre, "Sådanne ting kan let være med til at fjerne mistillid, " han siger.

Hans resultater tyder på, at det også er smart at reservere lidt tid til at reflektere over, hvordan distribueret arbejde fungerer. Og det gælder også ledergruppen.

"Det eneste, der er sikkert, når vi pludselig skal ændre den måde, vi arbejder på, er, at vi skal blive ved med at forbedre os for at være effektive, " siger Moe. "De, der bliver de dygtigste til dette, vil ende med at blive de mest effektive hold, " han siger.

Ikke alle kan arbejde på samme tid

Ifølge Moe, sociale udfordringer kan også snige sig ind for at underminere effektivt arbejde hjemmefra. Mens nogle mennesker kan føle sig ensomme og gerne vil have en snak tidligt om morgenen, andre kan føle, at dette er stressende. Især hvis vi deler vores arbejdsplads derhjemme med en anden voksen og har børn i huset.

"En måde at løse dette på er at nå til enighed om, at to teammedlemmer altid skal arbejde på samme tid, siger Moe. På denne måde, de, der har børn, kan arbejde efter, at børnene er gået i seng, uden at føle, at de er 'alene' på arbejde, " siger han. Dette vil være en vigtig faktor, hvis den situation, vi oplever i dag, fortsætter i en længere periode.

Det er også vigtigt at reservere tid til at dele med dine kollegaer, hvad der er sket med dig i løbet af dagen, hvad du laver ved siden af ​​dit job, og hvordan det føles at sidde alene hjemme hele dagen.

Moe opfordrer også folk til at bruge kommunikationsværktøjer såsom Slack, Teams eller Yammer, der gør det muligt for teammedlemmer at stille spørgsmål og dele oplysninger om, hvad deres kolleger laver.

Glem ikke nye medarbejdere

En udfordring, som forskere har været godt klar over de seneste uger, er den såkaldte "onboarding" af nye medarbejdere. Imidlertid, hvis en ny kollega slutter sig til teamet, er det vigtigt ikke at udskyde dette, bare fordi han eller hun ikke er i stand til at møde deres kollegaer ansigt til ansigt.

"Faktisk opfordrer vi til at byde nye medarbejdere velkommen i velfungerende teams. Bare sørg for, at de har en mentor, der kan overvåge dem, ", siger Moe. "Det er også en god idé at etablere virtuelle samvær, hvor nye medarbejdere kan lære hinanden at kende på et tidligt tidspunkt og etablere deres egne netværk, " han siger.

En mere effektiv arbejdsdag

Christine Wald-Jacobsen er leder af brugeroplevelsesafdelingen i banken Sbanken, og er ansvarlig for to teams af udviklere og et såkaldt UX-team. (UX-teams arbejder med brugeroplevelse. Red. note)

"Sidste torsdag fik alle klare retningslinjer for, hvordan man arbejder hjemmefra, " siger Wald-Jacobsen. "Vi har tænkt os at holde et såkaldt "Slack-up" møde klokken ni om morgenen, og en anden klokken tre om eftermiddagen for at reflektere over, hvordan vi har det med dagen, " siger hun og fortsætter med at forklare. "Slack-up er et kort morgenmøde faciliteret ved hjælp af Slacks fjernkommunikationsværktøj, designet til skriftlig information, " hun siger.

"På morgenmøderne rapporterer alle om, hvad vi har tænkt os at gøre i løbet af dagen, og om vi har brug for hjælp eller ej. Vi giver også besked om eventuelle hindringer i vejen for at få vores job udført effektivt. For eksempel kan der være et aspekt af teknologien eller noget andet, som jeg måske skal ordne, siger Wald-Jacobsen.

Hun fortæller, at de hele tiden ændrer deres arbejdsprocesser. Nogle hold holder nu daglige videomøder om morgenen, mens eftermiddagens reflekterende møde nu er blevet en ugentlig begivenhed.

En typisk udfordring på denne måde er, at kommunikation nu hovedsageligt foregår skriftligt, siger Wald-Jacobsen.

"Diskussioner kan blive ophedede, fordi vi ikke altid forstår hinanden fuldt ud. Det kan ofte være svært at give konstruktiv feedback, og nogle gange oplever folk feedback som kritik. For eksempel, Jeg har været nødt til at bede teammedlemmer om at gennemgå deres diskussion på video for at afklare eventuelle misforståelser og udvise ro i Slack-udvekslingerne, " hun siger.

Alligevel, resultaterne af denne måde at arbejde på har været meget tilfredsstillende.

"Mange teams føler, at de oplever en mere effektiv arbejdsdag. Vi leverer meget mere og meget hurtigere, siger Wald-Jacobsen.