Hvordan at sætte en tidsplan kan gøre dig mindre produktiv

Det kan virke som om, der aldrig er tid nok – ikke nok til søvn og ikke nok til leg, ikke nok til madlavning og ikke nok til motion.

Der er et relativt nyt udtryk til at beskrive denne følelse:tids hungersnød, eller følelsen af ​​at have for meget at lave uden tid nok til at gøre det.

For at strukturere den lille tid, vi føler, vi har, en strategi, vi implementerer, er planlægning. Faktisk, afhængigheden af ​​organisatoriske værktøjer som daglige planlæggere har været stigende. I to nylige undersøgelser, 51 procent af de adspurgte sagde, at de regelmæssigt brugte deres kalender-app, mens 63 procent af kontoransatte betragter kalendere som "meget vigtige."

Tanken er, at planlægning vil gøre dig mere effektiv:Når du afsætter din tid, det organiserer din dag i en række aftaler, møder og opkald, mens du spærrer fritiden af ​​til andre aktiviteter eller opgaver.

Men i en serie på otte undersøgelser, Gabriela Tonietto, Steve Nowlis og jeg fandt ud af, at planlægning nogle gange kan give bagslag – og faktisk gøre os mindre produktive.

En aftale nærmer sig – og tiden 'krymper'

Meget af planlægningens ulemper har at gøre med forventningen om et møde eller en aftale. Når vi ved, at et planlagt møde eller telefonopkald truer, det kan få os til at føle, at vi har mindre tid til at gøre det, vi skal gøre.

I en undersøgelse, vi spurgte deltagerne til en akademisk konference, om de ville tage til præsidentens tale, der fandt sted omkring en time senere. Nogle sagde, at de ville og andre sagde, at de ikke ville. De, der planlagde at deltage i adressen, rapporterede, at timen op til den føltes kortere.

I en anden undersøgelse, Vi fik halvdelen af ​​deltagerne til at forestille sig, at en ven ville komme om en time, mens den anden halvdel fik besked på at forestille sig, at de ikke havde nogen planer. Vi spurgte alle deltagerne, hvor mange minutter de "subjektivt" følte, at de kunne bruge på at læse i løbet af den samme time.

De, der fik besked på at forestille sig, at en ven ville komme over, rapporterede, at timen op til besøget kun havde 40 brugbare minutter til læsning. De, der fik besked på at forestille sig, at de ikke havde nogen planer, følte, at de havde 49 minutter til at læse.

Så tilstedeværelsen af ​​en kommende aktivitet ser ud til at være blevet mindre, hvor meget tid folk følte, at de skulle gøre noget.

Hvorfor kan dette ske?

Vi tror på, at når der er en aftale på vej, vi retter vores opmærksomhed mod det, om det er mentalt at forberede sig på det eller blot frygte det. Dette får den fremtidige udnævnelse til at føles mere væsentlig; som resultat, tidsintervallet op til den planlagte aktivitet føles begrænset og utilstrækkeligt.

Gratis at gøre … mindre?

Men i sidste ende, du har stadig den samme tid op til en planlagt begivenhed.

Så følelsen af, at du har mindre tid, burde egentlig ikke betyde noget, ret? Men det gør den. Følelsen i sig selv kan påvirke, hvad folk beslutter sig for at gøre.

Vi ved, at når noget er knapt, folk anser det for mere værdifuldt og er mindre villige til at skille sig af med det.

Det samme gælder for tiden. Hvis tiden føles begrænset, folk er mindre tilbøjelige til at bruge det – selv når det er i deres bedste interesse.

Så i en anden undersøgelse, vi gav deltagerne en tom kalender for næste dag og bad dem om at udfylde den, så præcist som muligt, med det, de havde planlagt (inklusive forberedelses- eller overgangstider). Dette gav os mulighed for korrekt at beregne, hvor meget fritid de havde mellem hver planlagt begivenhed.

Vi gav derefter deltagerne mulighed for at deltage i en anden undersøgelse. Alle traf et valg mellem at deltage i en 30-minutters online undersøgelse, der ville tjene dem 2,50 USD, eller tilmeld dig en 45-minutters online undersøgelse for at modtage $5,00. Hver ville finde sted i løbet af et timelangt vindue.

På vores ende, vi valgte strategisk det timelange vindue for deltagerne. Vi fortalte halvdelen af ​​dem, at undersøgelsen ville finde sted inden for en time efter en begivenhed, de havde planlagt. Den anden halvdel ville tage undersøgelsen i en periode, der afsluttedes med en halv times pude før deres planlagte begivenhed.

Vi fandt ud af, at deltagerne i den første gruppe var meget mindre tilbøjelige til at vælge det længere, men mere lukrative studie – på trods af at de havde mere end nok tid til at gennemføre undersøgelsen.

I endnu en undersøgelse, vi spekulerede på, om blot en påmindelse om en kommende begivenhed kunne have en lignende effekt.

Inden påbegyndelse af en ikke-relateret undersøgelse, vi fortalte halvdelen af ​​deltagerne, at de ville have cirka fem minutter til at gøre, hvad de ville. Vi fortalte den anden halvdel, at de havde cirka fem minutter, før vi ville "komme i gang."

For dem i sidstnævnte gruppe, den simple omtale af "at starte noget" var nok til at ændre deres adfærd. Vi fandt ud af, at de engagerede sig i væsentligt færre aktiviteter, om det var at besvare e-mails eller tjekke sociale medier, i denne korte fem-minutters periode.

Du er mindre udsultet, end du tror

Nogle vil måske mene, at hungersnød opstår, fordi de har for meget at lave og ikke nok tid til at gøre det.

Selvom dette bestemt kan være tilfældet til tider, vores resultater tyder på, at fejlen også ligger i vores egen opfattelse af, hvad vi føler kan lade sig gøre med den tid, vi har. Med andre ord, det er vigtigt at indse, at vi måske bidrager til vores tids hungersnød.

Hvis du elsker at planlægge og planlægge dine dage, et trick kunne være at planlægge begivenheder eller opgaver ryg til ryg, hvilket efterlader dig med større bidder af uplanlagt tid. Flere uafbrudte timers uafbrudt tid vil føles længere, især hvis der ikke er noget planlagt.

Det kan være effektivt at minde dig selv om, at tiden ikke er så kort, som det føles. Selvom du ikke tror, ​​du har tid nok til at fuldføre noget, du kan stadig starte en opgave og afslutte den senere.

Som Aristoteles engang sagde, "Godt begyndt er halvt færdigt."

Denne artikel blev oprindeligt publiceret på The Conversation. Læs den originale artikel.