Offentlig deltagelse i coronatiden

Amerikanere i alle samfundslag arbejder sammen for at bremse spredningen af ​​COVID-19 ved at praktisere social distancering. Offentlige myndigheder gør deres del ved at lukke kontorer for offentligheden, annullering eller udsættelse af høringer, og flytning af tjenester og procedurer til virtuelle formater. I dette indlæg ser vi på den rolle, som love om åbne møder spiller for gennemsigtige procedurer, og foreslå et sæt bedste praksis for at sikre, at statslige miljøagenturer, offentlige forsyningskommissioner, og lokale regeringer dyrker meningsfuld offentlig deltagelse, mens de modstår denne pandemi.

Sidste uge, Fortalere opfordrede Trump-administrationen til at holde alle aktive kommentarperioder åbne for afventende regler, mens erklæringen om en national nødsituation forbliver i kraft. Kritiske miljøbeslutninger finder også sted på subnationalt niveau, hvor stater og byer fungerer som førstehjælpere på COVID-19. En række stater har suspenderet aspekter af deres love om åbne møder som reaktion på pandemien, og mange offentlige organer holder nu møder telefonisk eller bruger videokonferenceteknologi – og forholdene ændrer sig næsten dagligt. New York, for eksempel, suspenderet dets lovkrav om åbne møder om, at medlemmer af offentligheden har tilladelse til at deltage i møder personligt, og godkendte offentlige møder, der skal afholdes eksternt "ved konferenceopkald eller lignende service", så længe offentligheden kan observere eller lytte med. Illinois har suspenderet det juridiske krav om, at medlemmer af et offentligt organ skal være fysisk til stede for at forsamles, samt restriktioner for fjerndeltagelse. Massachusetts har ophævet sin lov om åbne møder, at offentlige enheder mødes på et offentligt sted, så længe der er alternative muligheder for offentlig adgang. Texas tillader ligeledes regeringsmøder at finde sted via telefon eller videokonference. Disse bevægelser er helt klart nødvendige, men stater bør sikre, at stedfortrædere for personlige møder opfylder det overordnede mål med love om åbne møder.

Byer står over for lignende udfordringer, og undgår ikke opmærksomheden fra fortalere, der arbejder for at sikre, at offentlig deltagelse ikke går tabt midt i pandemiske reaktioner. For eksempel, sidste uge Sean Hecht, direktør for UCLA's Environmental Law Clinic, bad Los Angeles om at udsætte frister for offentlig kommentar til miljøgennemgang af planlægningsspørgsmål, indtil byen har ophævet sin "Safer At Home"-ordre. Professor Hecht påpeger, at offentligheden ikke længere er i stand til at se vigtige dokumenter på byens kontorer eller biblioteker og ikke kan samles for at koordinere deres kommentarer.

Alle 50 stater har love om åbne møder, der forbyder statslige organer at drøfte eller træffe beslutninger privat for at sikre gennemsigtighed. Mens detaljerne varierer, love om åbne møder deler formålet med at sikre, at offentligheden er informeret om regeringens beslutningstagning. En række staters love om åbne møder giver mulighed for fjerndeltagelse, men kun under snævre omstændigheder, der ikke ville tillade forretninger at fortsætte som normalt under COVID-19-krisen. For eksempel, Virginia lov tillader et offentligt organ at mødes elektronisk under en undtagelsestilstand, hvis 1) møde personligt ville være usikkert, og 2) formålet med mødet er at behandle nødsituationen. Det er overflødigt at sige, denne statut tillader ikke Virginia-agenturer at tage fat på rutineforretninger ved at mødes elektronisk i de næste par uger eller måneder. Andre stater tillader fjerndeltagelse i offentlige møder, men i formater, der simpelthen er upraktiske i dag. I Idaho, for eksempel, møder kan afholdes telefonisk eller ved videokonference, så længe et medlem af ledelsesorganet er fysisk til stede i den offentlige enhed, således at medlemmer af offentligheden personligt kan deltage i mødet. Tilsvarende en appeldomstol i Michigan har fastslået, at et offentligt organ ikke overtrådte statens lov om åbne møder ved at afholde en sammenkomst to steder, der var forbundet via telefonkonference, fordi offentligheden kunne deltage i mødet på begge steder. Disse præcise formater er klart upraktiske i vores nuværende øjeblik.

Alt dette tyder på, at det er muligt at følge ånden - hvis ikke bogstaven - i love om åbne møder, selv når medlemmer af offentligheden ikke fysisk kan dele et værelse med offentligt ansatte, fordi møder kan forblive åbne for offentligheden gennem virtuelle midler. I øvrigt, mens de forfatningsmæssige dimensioner af virtuelle sager i forbindelse med COVID-19 ikke er blevet testet, vi ved, at Højesteret under andre omstændigheder har fastslået, at de præcise krav til retfærdig rettergang er fleksible og faktiske specifikke. Nedenstående anbefalinger giver nogle forslag til, hvordan offentlige enheder kan sikre gennemsigtighed og offentlig adgang til information og samtidig beskytte folkesundheden ved at opretholde social afstand. Den administrative konference i USA og New Yorks borgmesterkonference har givet yderligere vejledning.

• Hvor det er muligt, udskyde både møder og offentlige kommentarperioder. Som professor Hecht forklarer i sit brev, advokatgruppers manglende evne til at mødes hæmmer deres evne til at deltage i offentlige processer. Derudover selv personer, der ønsker at deltage på egen hånd, vil have begrænset tid og energi til at engagere sig, hvis de er uarbejdsdygtige af virussen eller uventet tager sig af børn eller syge slægtninge. Ved at udskyde ikke-væsentlige regeringsbeslutninger undgår man at diskriminere de mest sårbare medlemmer af samfundet, som vil blive hårdest ramt af COVID-19.
• Hvor møder foregår virtuelt, sikre, at meddelelsen er rettidig og fremtrædende. Meddelelse bør offentliggøres på offentlige enheders hjemmesider samt i lokale aviser, der stadig cirkulerer. Indkaldelser skal give mødetidspunkt og information om, hvordan offentligheden kan få adgang til mødet, såsom et opkaldsnummer og videokonferencelink.
• Hvor det er muligt, afholde møder ved videokonference med mulighed for opkald. Dette giver seerne mulighed for at se, hvem der taler, tillader den offentlige enhed at stille en tolk til rådighed for medlemmer af offentligheden, der er døve eller hørehæmmede, når det er nødvendigt, og giver personer uden computer også adgang til mødet.
• Talere bør identificere sig selv, hver gang de taler for at sikre, at medlemmer af offentligheden, der kun lytter med, ved, hvilken offentlig ansat der er ansvarlig for hver kommentar eller beslutning.
• Overvej at tillade medlemmer af offentligheden at komme med kommentarer ved hjælp af e-mail eller en videokonferencechatfunktion og læse kommentarer ind i journalen.
• Optag eller transskriber omgående offentlige møder og gør disse optegnelser tilgængelige for offentligheden. Da forstyrrelser i dagligdagen ændrer tidsplaner på uforudsigelige måder, medlemmer af offentligheden kan være ude af stand til at deltage meningsfuldt i en procedure på det præcise tidspunkt, den er planlagt. New Yorks bekendtgørelse, der suspenderer aspekter af loven om åbne møder, kræver udtrykkeligt, at virtuelle møder optages og senere transskriberes. Nogle live streamingtjenester giver brugerne mulighed for at optage møder samtidig.